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何がきっかけで、外注を考えられたのですか。

築24年で、年間の修繕が60件を超えたことです。前年が38件でした。1年で1.5倍に増えて、これは回らないと。

それまでは、どう対応されていましたか。

私が全部やっていました。業者を探して、見積をもらって、理事会に上げて。ただ、見積が妥当かどうかは分からないまま承認していました。「一式」としか書いていないものも多くて。

比較検討された会社はありますか。

ビルメンテナンス会社2社と、地元の総合建設会社です。ビルメンは月額固定で予算が読めるのが魅力でした。ただ、大規模修繕が契約の外だと聞いて。うちは築24年なので、これから外壁も屋上も来ます。そこが外れるなら意味がないと思いました。

最後まで迷われた点はどこですか。

窓口を通すぶん、金額が上がるのではないかという点です。実際、手数料は乗ります。ただ最初の外壁の見積で、1社だけのときが2,940万円、3社に取り直して2,310万円でした。630万円下がっています。

導入の過程で、つまずいたことはありますか。

機器台帳です。作るのに6週間かかりました。竣工図が倉庫の奥にあって、給排水の図面だけ見つからず、現地で配管を追ってもらっています。正直、途中で「もういいか」と思いました。

それでも続けられたのは、なぜですか。

途中で浴槽が止まったんです。台帳を作りかけていたので、メーカーと型式がすぐ分かった。そのとき手配が15分で終わって、これは意味があると思い直しました。

今の運用を教えてください。

小さいものは各階のリーダーが直接LINEに送ります。月末に巡回でまとめて処理。大きい工事は現地を見てもらって、3社の比較表をもらって、私が理事会に上げます。

理事会での説明は変わりましたか。

変わりました。以前は「必要な修繕です」としか言えなかった。今は3社の比較表と、30年計画の中でどこに当たるかを1枚で出します。質問が出なくなりました。

これから検討する施設へ、何か伝えるとしたら。

機器台帳を先に作ることです。6週間かかりますが、それがないと何も始まりません。あと、完璧を目指さないこと。うちも「不明」のままの欄がいくつもあります。

築9年で、もう設備の不具合が出るのですか。

そこが誤算でした。通いと泊まりで稼働時間が長いので、一般的な目安より早く消耗すると言われて。給湯器を10年で交換する前提だったのが、9年目で不調です。

その説明を受けて、どう思われましたか。

納得はしました。ただ、それなら早く教えてほしかった。設置したときは誰も言ってくれませんでしたから。

導入前に困っていたことを教えてください。

3つあります。規模が小さいので、大きい会社に頼むと後回しにされること。うちは29名なので、100名の施設が優先されます。

2つめは。

職員が9人しかいないので、立ち会いに人を出せないことです。私が出ると、その時間は現場が1人減ります。

3つめは。

夜間の対応です。泊まりの方がいる日は、夜も設備が動いています。日中しか対応できない業者だと、朝まで待つことになります。

どこで情報を集められましたか。

最初は検索です。ただ、出てくるのは大手か、一般住宅向けの会社ばかりで。同じ規模の施設がどうしているかが分からなかった。

決め手は何でしたか。

小規模の事情を先に言われたことです。「通いと泊まりで稼働時間が長いので、目安より早く来ます」と。こちらが説明する前に出てきたので、分かっている人だと思いました。

導入後、苦労された点はありますか。

職員への周知です。最初の1か月は誰も報告してこなくて。私が「気づいたら送っていい」と言っても、遠慮していたようです。3か月目くらいからようやく上がるようになりました。

今は月に何件くらいですか。

5件から8件です。以前は私が気づいたものだけだったので、2件くらいでした。

同じ規模の施設に伝えるとしたら。

規模が小さいから相談できない、ということはないと思います。むしろ小さいほうが、まとめる効果が出ます。1件ずつ呼ぶのが一番高くつきますから。