がんと家族の相談室
長期修繕計画
空調が止まり、業者から型番と設置した年を聞かれても、すぐに答えられない。保守の会社がどこだったかを、請求書をめくって探す。介護施設では、こうしたことが修理のたびに起きがちです。機器台帳があれば、止まったときに伝えることが1行で分かり、入れ替えの計画も立てやすくなります。この記事では、台帳の項目と、作る3つの手順、竣工図が見つからないときの探し方、作ったあとの直し方を説明します。
構成：介護施設 修繕の窓口監修：鈴木貴行（介護施設営繕・修繕専門家）更新：読む時間：約19分
この記事が答える質問介護施設の機器台帳の作り方は？何を書いて、どこから調べればいい？
介護施設の機器台帳は、3つの手順で作ります。①竣工図の機器表から設備を拾い出す、②現地で銘板を見て1台ずつ型番と製造年を確かめる、③保守の会社と連絡先・契約の範囲を埋める、の順です。項目は、管理番号・場所・型番・製造年・能力・保守の会社と連絡先・法定点検・修理の履歴・更新の予定年などの12ほどから始めます。竣工図にない特殊浴槽やナースコール、あとから入れ替えた空調は、現地で拾います。竣工図が見つからないときは、施工会社・設計事務所・保守の会社・法人本部に控えを聞き、なければ現地から作ります。作ったあとは、修理・点検・入れ替えのたびに1行ずつ直します。
この記事の結論
機器台帳は、施設にある設備を1台ずつ、場所・型番・製造年・保守の会社と一緒に一覧にしたものです。作るときの材料は3つあります。建てたときに何が付けられたかが分かる竣工図、今そこに何があるかが分かる現地、誰が点検や修理をしているかが分かる保守の会社の書類です。
| 材料 | 分かること | 分からないこと |
|---|---|---|
| 竣工図（機器表・系統図） | 建てたときの機器の種類・台数・能力・場所 | あとから入れ替えた機器、別の契約で入れた機器 |
| 現地（機器の銘板） | 今ある機器の型番・製造番号・製造年 | 壁や天井の中の配管、見えない場所の機器 |
| 保守の会社の書類 | 契約の範囲、連絡先、点検の結果 | 保守の契約がない機器 |
3つのどれか1つだけでは、台帳は埋まりません。竣工図だけで作ると、開設のあとに入れ替えた空調や、別の契約で入れた特殊浴槽が抜けます。現地だけで作ると、天井の中の換気扇や、機械室の奥のポンプを見落とします。3つを順に重ねていくのが、抜けの少ない作り方です。
3つの手順のうち、時間がいちばんかかるのは2つ目の現地です。1つ目の拾い出しを先に済ませておくと、現地では「図面にある機器が本当にあるか」を確かめる作業になり、回る時間が短くなります。
機器台帳がいちばん役に立つのは、設備が止まったときです。業者に修理を頼むと、最初に設置の場所と型番と製造年を聞かれます。台帳があれば、これをすぐに伝えられます。部品の取り寄せが要るかどうかの見当も早くつき、直るまでの日数が縮まります。
| 場面 | 台帳ですぐに分かること | 台帳がないと起きること |
|---|---|---|
| 設備が止まったとき | 型番・製造年・保守の会社の連絡先 | 請求書や銘板を探して、連絡が遅れる |
| 夜間・休日 | 誰に連絡するか、夜間の対応が契約にあるか | 事務長の携帯に電話が集まる |
| 修理か入れ替えかを決めるとき | 製造年、修理の回数、部品の見通し | 業者の説明だけで決めることになる |
| 予算と計画をつくるとき | 台数、能力、更新の予定年 | その年の不具合から積み上げることになる |
| 法定点検や指導のとき | 点検の頻度、前回の日、報告書の置き場 | 記録を探すのに時間がかかる |
| 担当が替わるとき | 機器と保守の会社の全体 | 前の担当の頭の中に残ったままになる |
台帳は、長期修繕計画の土台にもなります。台数・能力・製造年が分かれば、いつ、いくらかけて入れ替えるかを年ごとに並べられます。30年・5年・単年の計画の作り方は長期修繕計画は、30年・5年・単年の3つで持ちますにあります。
なお、機器台帳と業者台帳は別のものです。機器台帳は「何が、どこに、いつから」あるかの一覧で、業者台帳は「誰に、何を、いくらで頼めるか」の一覧です。業者を探す手間を記録で減らす業者台帳の作り方は修理業者を毎回探す手間は、業者台帳で消せますにあります。2つは、機器台帳の「保守の会社」の列でつながります。
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項目を欲張ると、埋まらない列が増えて、作る手が止まります。最初は、止まったときと計画に使う12ほどの項目から始め、慣れてから足していきます。
| 項目 | 書くことの例 | どこから調べるか |
|---|---|---|
| 管理番号 | AC-2F-03（分類・階・番号） | 施設で振る |
| 分類と機器の名前 | 空調の室外機、給湯器、排水ポンプ | 竣工図の機器表 |
| 設置場所 | 2階東側の屋上、地下の機械室 | 竣工図、現地 |
| メーカーと型番 | 銘板の文字をそのまま写す | 現地の銘板 |
| 製造番号 | 同じ型番の中の1台を見分ける番号 | 現地の銘板 |
| 製造年・設置年 | 2009年製、2010年設置 | 銘板、工事の書類 |
| 能力・容量 | 14kW、40号、2,000L、11人乗り | 銘板、機器表 |
| 保守の会社と連絡先 | 平日の窓口、夜間・休日の窓口 | 契約書、機器に貼られたシール |
| 保守契約の範囲と期限 | 点検だけか、部品代も含むか。更新の月 | 契約書 |
| 法定点検 | 点検の有無、頻度、前回の日 | 点検の報告書 |
| 修理の履歴 | 日付・内容・費用（履歴の表の番号） | 請求書、報告書 |
| 更新の予定年 | 長期修繕計画で置いた年 | 長期修繕計画 |
管理番号は、分類の記号と階と番号を組み合わせると、番号を見ただけで場所の見当がつきます。同じ番号を機器にも小さなシールで貼っておくと、職員が業者に伝えるときに「2階の空調の3番」と言えば通じます。
慣れてきたら、項目を足します。電源の電圧、空調の冷媒の種類と出力、保証の期限、部品の保有期間の見通し、止まったときの代わり（予備の機器や別の手段）、銘板の写真のファイル名などです。とくに止まったときの代わりは、給湯器や特殊浴槽のように1台しかない機器で役に立ちます。
竣工図は、工事が終わったときの建物と設備の図面の束です。設備の拾い出しには、図面の中の「機器表」を使います。機器表には、機器の記号・名前・台数・能力・設置場所が一覧になっています。これを台帳に1台1行で書き写します。
| 図面 | 拾える機器 | 抜けやすいもの |
|---|---|---|
| 空調・換気の図面 | 室外機、室内機、換気扇、全熱交換器 | 開設のあとに入れ替えた台 |
| 給排水・衛生の図面 | 給湯器、ポンプ、受水槽、衛生器具 | 別の契約で入れた特殊浴槽 |
| 電気の図面 | 受変電設備、発電機、分電盤、照明 | 入れ替えたLEDの器具 |
| 通信・防災の図面 | 火災報知設備、非常放送、ナースコール | 別の契約で入れたナースコール |
| 昇降機の図面 | エレベーター、小荷物専用昇降機 | 図面が別の冊になっていることがある |
拾い出しは机の上でできるので、事務の職員にも頼めます。図面の記号のまま書き写し、機器の名前は分かる範囲で添えます。室外機1台に室内機が何台もつながる空調は、室外機の行の下に室内機の行を並べ、系統の番号でまとめておくと、あとで探しやすくなります。
竣工図に載らない機器もあります。建物の工事とは別の契約で入れた特殊浴槽・厨房の機器・洗濯の機器・ナースコールは、竣工図にないことがあります。こうした機器は、納品書や取扱説明書、保守の契約書から拾い、それもなければ次の現地の手順で拾います。
現地では、拾い出した表を持って、1台ずつ銘板（機器の型番や製造年が書かれた板やシール）を確かめます。銘板の写真を撮っておくと、書き写しの間違いをあとで直せますし、業者に送ることもできます。
回るときは、2人1組が進めやすい形です。1人が銘板を読み上げて写真を撮り、もう1人が表に書き込みます。図面にあるのに現地にない機器と、図面にないのに現地にある機器は、赤字で直しておきます。入れ替えたのに図面が直っていない、ということは珍しくありません。
屋上の室外機や機械室、受変電設備（キュービクル）のまわりは、職員だけで入らず、保守の会社の点検の日に一緒に回ります。受変電設備は感電の危険があるので、扉を開けるのは保守の担当に任せます。居室の中の機器は、入居者の方の生活の時間を避け、職員が付き添って声をかけてから入ります。
銘板が日焼けや汚れで読めない機器は、外観と設置場所の写真を撮って、保守の会社やメーカーに型番を聞きます。給湯器のように、銘板と契約書で修理の依頼先が決まる機器もあります。その例は給湯器が壊れたら、銘板と契約書で依頼先が決まりますで取り上げています。
最後に、機器ごとに、誰が点検と修理をしているかを埋めます。材料は、保守の契約書、過去1年分の請求書、点検の報告書、機器に貼られた保守の会社のシールです。保守の会社ごとに、点検している機器の一覧を出してもらえないか頼むと、台帳と突き合わせられます。
連絡先は、平日の窓口と、夜間・休日の窓口を分けて書きます。契約に夜間の対応が入っているか、点検だけの契約か、部品代まで含むのかも書いておくと、止まったときに誰に電話すればよいかで迷いません。点検をする会社と修理をする会社が違うこともあります。その違いはメンテナンス業者と修繕業者は、別のものですにまとめています。
| 設備 | 決まり | 頻度・記録 |
|---|---|---|
| 消防用設備等 | 消防法の点検と報告 | 機器点検は6か月ごと、総合点検は1年ごと |
| 業務用の空調・冷凍冷蔵の機器 | フロン排出抑制法の点検 | 簡易点検は3か月に1回以上。記録は廃棄のあと3年まで残す |
| 昇降機・建築設備 | 建築基準法第12条の定期検査 | 時期は特定行政庁が決める |
| 受水槽 | 水道法などの清掃と検査 | 容量で決まりが変わる |
| 受変電設備 | 電気の保安の点検 | 保安規程で決めた頻度で行う |
業務用の空調は、出力の大きい機器に、専門の知識のある人による定期点検が加わります。空調の機器は、圧縮機の出力が50kW以上なら1年に1回以上、7.5kW以上50kW未満なら3年に1回以上です。冷凍冷蔵の機器は、7.5kW以上なら1年に1回以上です。台帳に出力と冷媒の種類を書いておくと、どの機器が対象かがすぐに分かります。
消防用設備等の点検の結果の報告は、特定防火対象物では1年に1回です。点検の頻度と廊下の決まりは消防設備の点検は年2回、消防署への報告は年1回ですにあります。建物の定期報告の4つの種類は12条点検は4つに分かれ、防火設備の検査は別に受けますにまとめています。台帳の「法定点検」の列には、点検の頻度と前回の日、報告書の置き場所を書いておきます。
開設から年数がたった施設では、竣工図が見つからないことがあります。事務所の書庫にない、前の担当者しか置き場所を知らなかった、といった場合です。あきらめる前に、控えを持っていそうな先に順に聞きます。
| 探し先 | 見つかりやすいもの | 聞き方 |
|---|---|---|
| 法人本部や倉庫 | 製本された竣工図の束、工事の書類 | 開設の年と工事の名前で探す |
| 建物を建てた施工会社 | 竣工図の控え、機器の承諾図 | 工事の名前と竣工の年月を伝える |
| 設計事務所 | 設計図、変更の図面 | 設計の担当と年を伝える |
| 保守の会社 | 点検に使う図面の写し、機器の一覧 | 点検している機器の図面を聞く |
| 市や県の建築の窓口 | 建築計画概要書（面積・配置）、確認と検査の履歴の証明 | 設備の図面はないと考えておく |
市や県の建築の窓口では、建築計画概要書を閲覧でき、建築確認や完了検査の履歴を証明する書類も取れます。概要書には面積や建物の配置が載っていますが、設備の機器までは分かりません。台帳では、面積や竣工の年を確かめる材料として使います。
どこにも見つからないときは、現地から作ります。屋上・機械室・各階・厨房・浴室というように場所ごとに回り、銘板から1台ずつ書き起こします。見えない場所の機器は、保守の会社の一覧で補います。図面そのものを描き起こす調査は費用がかかるので、改修の設計のときなど、要る部分だけを頼みます。
見つかった竣工図は、原本を1か所にしまい、よく使う機器表と系統図だけを写して手元に置きます。記録を施設の側に残しておくと、地元の業者が廃業したり、担当者が辞めたりしたときにも困りません。その考え方は工務店がいなくなる日は、記録と2社目で備えますにあります。
台帳の形は、表計算のソフトの1枚のシートに、1台1行で並べるのが扱いやすい形です。並べ替えや絞り込みができるので、「製造から15年を過ぎた空調」「保守の契約がない機器」といった一覧がすぐに作れます。
止まったとき用の1枚は、夜勤の職員が見て、自分で連絡できることを目指します。給湯器・エレベーター・受変電設備・空調・ナースコール・特殊浴槽など、止まると困る機器だけで足ります。夜間の電話が特定の人に集まる問題と、その解き方は夜間の設備トラブル、電話は誰の携帯に鳴っていますかで取り上げています。
台帳のファイルは、事務長のパソコンの中だけに置かず、法人の共有の場所に置きます。担当が替わっても、次の人が同じファイルを開ける状態にしておきます。紙に印刷した台帳を使う場合も、元のファイルは1つに決め、直すのは元のファイルだけにします。
台帳は、作った日から古くなり始めます。空調を1台入れ替えても台帳を直さなければ、次に止まったときに、古い型番を業者に伝えてしまいます。直すきっかけを決めておき、そのたびに1行ずつ直します。
| きっかけ | 直す項目 | 直す人 |
|---|---|---|
| 修理をしたとき | 修理の履歴、交換した部品 | 報告書を受け取った人 |
| 機器を入れ替えたとき | 型番・製造年・能力・保証の期限 | 工事に立ち会った人 |
| 点検の報告書が届いたとき | 前回の点検の日、指摘された部品 | 報告書を受け取った人 |
| 保守の会社や契約が変わったとき | 保守の会社、連絡先、契約の範囲 | 契約の担当 |
| 年度末 | 全体の見直し、更新の予定年 | 営繕の担当か事務長 |
年度末の見直しでは、製造年から更新の予定年を置き直します。そのときに使う年数には、法定の耐用年数・部品の保有期間・実際の更新の目安の3種類があり、それぞれ意味が違います。3つの年数の一覧と更新の時期の決め方は設備の年数は、3種類を並べてから更新の時期を決めますにあります。
部品の保有期間は、機器が動いているうちに保守の会社やメーカーに聞いて、聞いた日と一緒に台帳に書いておきます。止まってから調べると、待つ日数がそのまま延びます。部品で修理の日数が決まる理由はその日のうちに直るかは、業者の速さより部品で決まりますにまとめています。
受変電設備の変圧器やコンデンサー、古い照明の安定器は、製造年と銘板が、低濃度PCBが入っていないかを調べる手がかりにもなります。外して保管しているものの処分の期限は2027年3月31日で、使っている機器も2027年4月から届出と管理の対象になる予定なので、当てはまりそうな機器は台帳で洗い出しておきます。調べ方と段取りは低濃度PCBは、期限の前に建てた年と銘板から調べますにあります。
モデルケース：定員100名の介護老人保健施設（築19年）
機器台帳ができてから、設備が止まったときに、業者に型番と製造年と保守の契約を伝えるまでの時間が、1件30分ほどから3分ほどになりました。夜勤の職員は、止まったとき用の1枚を見て、保守の会社に直接連絡できるようになりました。夜間に事務長の携帯が鳴る回数は、月4回ほどから1回ほどに減りました。
この老健では、20年近く勤めた営繕の担当者が、機器と保守の会社のことを、ほとんど頭の中で管理していました。担当者が半年後に退職すると決まり、事務長は引き継ぎの方法に困りました。竣工図は書庫に段ボール3箱分ありましたが、空調は開設のあとに4割ほどを入れ替えていて、図面とは合いません。照明の器具まで1台ずつ台帳に入れるべきかでも迷っていました。
事務長は、項目を12に絞り、1か月で作る段取りを組みました。1週目は事務の職員が竣工図の機器表を書き写し、2〜3週目は営繕の担当者と介護職員の2人1組で、延べ4日かけて現地を回りました。4週目は、保守の会社7社に点検している機器の一覧を頼み、台帳と突き合わせました。照明は系統ごとに1行とし、非常用の照明と誘導灯だけを1台ずつ載せることにしました。
できた台帳は286行でした。竣工図になく現地で見つかった機器が41台、図面にあって現地にない機器が12台ありました。保守の会社の一覧は、入れ替えのあとの型番まで直っていることが多く、突き合わせで書き写しの間違いがいくつも見つかりました。
このモデルケースは、介護施設でよく起きる流れをもとに組み立てた例です。実在の施設のお話ではありません。
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台帳づくりは、途中で止まってしまうことがよくあります。止まる理由は、作り始める前の段取りにあることがほとんどです。
| 止まりやすいところ | 起きること | 先回りの方法 |
|---|---|---|
| 項目を最初から増やしすぎる | 埋まらない列が残り、作業が止まる | 12ほどの項目で始め、あとで足す |
| 照明やコンセントまで1つずつ載せる | 行が増えすぎて、使われなくなる | 照明は系統ごと。非常用の照明は別に |
| 現地を1人で回る | 読み違いが増え、時間もかかる | 2人1組で、読み上げと書き込みを分ける |
| 写真を撮らない | 書き間違いを直せない | 銘板と外観を1台1枚ずつ撮る |
| 作った人しか開けない | 担当が替わると使われなくなる | 法人の共有の場所に置く |
| 直す人を決めない | 入れ替えのたびに実物とずれる | きっかけごとに直す人を決める |
完ぺきな台帳を目指すより、止まったときに使える台帳を早く作り、使いながら直していくほうが、施設の役に立ちます。最初の版で空欄が残っていても、保守の会社に聞く、次の点検の日に見る、というように、埋める予定を書いておけば十分です。
台帳のために、ふだんからしておくこと
運営指導で見られる建物と設備の記録は運営指導の建物・設備は、届け出と記録と実態を見られますにまとめています。
台帳に載せた機器の修理や入れ替えで、見積を取りたいときは、窓口にフォームかLINEでご相談ください。24時間受け付けています。管理番号と型番、銘板の写真をお送りいただければ、話が早く進みます。1回の依頼で最大3社の見積をそろえられ、相談と見積は無料です。台帳を作る作業そのものは、施設の中か、保守の会社と進めていただくことになります。
止まると暮らしや安全に響く設備と、点検や入れ替えに費用がかかる設備から載せます。空調・給湯・ポンプ・受変電・発電機・昇降機・防災・特殊浴槽・ナースコール・厨房と洗濯の大きな機器が中心です。照明は系統ごとにまとめ、非常用の照明と誘導灯は別に載せます。
機器台帳は「何が、どこに、いつから」あるかの一覧で、業者台帳は「誰に、何を、いくらで頼めるか」の一覧です。機器台帳の保守の会社の列で、2つをつなぎます。
表計算のソフトで1台1行に作り、止まったとき用の抜き出しを紙にするのが使いやすい形です。紙の1枚は、事務所と夜勤の場所に貼っておきます。
外観と設置場所の写真を撮り、保守の会社やメーカーに聞きます。納品書や取扱説明書、過去の修理の報告書に型番が載っていることもあります。
作れます。場所ごとに現地を回って銘板から1台ずつ書き起こし、見えない場所の機器は保守の会社の一覧で補います。市や県の建築の窓口で建築計画概要書を見ると、面積や配置も確かめられます。
建物を建てた施工会社、設計事務所、点検をしている保守の会社に、控えや写しが残っていることがあります。法人本部の書庫や倉庫も、工事の名前と竣工の年で探します。
機器の数と、屋上や機械室への立ち入りの段取りで変わります。竣工図からの拾い出しを机の上で先に済ませ、現地の初日に1フロアを回ってみると、残りの日数の見当がつきます。
型番・製造年・能力に加えて、冷媒の種類と圧縮機の出力を書きます。フロン排出抑制法の簡易点検（3か月に1回以上）に加えて、出力に応じた定期点検の対象かどうかが分かり、点検の記録の置き場所も示せます。
修理や点検の報告書を受け取った人が、その場で1行を直すのが続けやすい形です。年度末には、営繕の担当か事務長が全体を見直し、更新の予定年を置き直します。
保守の会社と連絡先、契約の範囲と期限、点検の日を直します。前の会社から、点検の記録と点検していた機器の一覧を受け取っておくと、抜けを防げます。
台帳そのものより、点検や設備の管理の記録が見られます。台帳に点検の日と報告書の置き場が書いてあれば、求められた記録をすぐに出せます。
機器台帳の場所・数量・年式・能力の列を、そのまま長期修繕計画の台帳に使います。台帳に「更新の予定年」の列を作っておけば、その年が計画の周期になります。
修繕の計画の立て方は長期修繕計画、頼み先の一覧は設備別の頼み先、ご相談の流れはご相談の流れにまとめています。
監修者
介護施設の営繕・設備管理に30年以上携わり、1,000施設を超える介護・高齢者施設の現場に関わってきました。介護施設の機器台帳を、竣工図・現地・保守の会社の3つから作り、修理と点検のたびに直していく方法を監修しています。
制度や基準、費用の目安は変わることがあります。手続きや工事の前に、最新の資料と、現地を確かめた見積でご確認ください。
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