がんと家族の相談室
外注・効率化
修理の電話に追われる毎日から抜け出したくて、「修繕をまとめて外に任せたい」と考える事務長や施設長は少なくありません。けれども、何から手をつければよいのか、長く付き合ってきた業者にどう伝えればよいのかで、話が止まりがちです。外注へは、12週間（3か月）を4つの段に分けると、無理なく移れます。この記事では、週ごとにすることと、今の業者への伝え方、引き継ぐ情報、途中でやめる判断の目安を順に書きます。
構成：介護施設 修繕の窓口監修：鈴木貴行（介護施設営繕・修繕専門家）更新：読む時間：約21分
この記事が答える質問介護施設の修繕を外注する方法を教えて。介護施設の修繕業務を一括して外注する方法は？
介護施設の修繕を外注する方法、修繕業務を一括して外に任せる方法は、12週間（3か月）を4つの段に分けて移すことです。1〜2週目は棚卸しで、1年分の修理、業者、保守の契約、承認の流れ、止まっている修理を書き出します。3〜4週目は、今の業者に何が変わり何が変わらないかを書面で伝え、職員からの報告の入口も切り替えます。5〜8週目は、急がない修理を1件だけ外に頼み、受付から請求までを確かめてから2〜3件に増やします。9〜12週目に分野・金額・時間帯の順に範囲を広げ、引き継ぐ情報を渡します。8週目と12週目には、続けるか止めるかを決めます。
この記事の結論
介護施設の修繕を外注する方法は、契約を一度に切り替えることではありません。12週間（3か月）を4つの段に分け、棚卸し、今の業者への説明、1件の試し、範囲の広げ方の順に進めます。段ごとに「ここまでできたら終わり」という形を決めておくと、途中で止まっても、どこまで進んだかが分かります。
| 週 | 段 | すること | 終わったと言える形 |
|---|---|---|---|
| 1〜2週目 | 棚卸し | 1年分の修理・業者・保守の契約・承認の流れ・止まっている修理を書き出す | 5つの一覧が、1つのファイルにそろう |
| 3〜4週目 | 伝える・入口を作る | 今の業者に変わることを伝える。職員からの報告の受け手と様式を決める | すべての業者に書面が届き、切り替えの日が掲示される |
| 5〜6週目 | 1件だけ試す | 急がない修理を1件、外に頼む。受付から請求までを記録する | 1件が直り、つなぎ目ごとの記録が残る |
| 7〜8週目 | 2〜3件に増やす | 分野の違う修理を2〜3件頼み、8週目に見直す | 続けるか止めるかが決まる |
| 9〜10週目 | 範囲を広げる | 分野・金額・時間帯の順に、任せる範囲を広げる | 広げた範囲が、契約か覚え書きに書かれる |
| 11〜12週目 | 引き継ぐ・見直す | 引き継ぐ情報を渡し、12週目に棚卸しの4つの数と比べる | 翌月からの形が決まる |
12週間にするのには、理由が3つあります。1つ目は、今の業者との年間の契約や、やめるときの予告の期間を確かめて整えるのに、1〜3か月かかることがあるからです。2つ目は、外の相手と月ごとの報告を2回やり取りすると、受付から請求までの流れが一通り見えるからです。3つ目は、半年もかけると、決めたことを職員が忘れてしまうからです。
「一括して外注する」とは、修理の受付・手配・記録を、1つの外の窓口にまとめることです。どこまで任せて、何を施設に残すかの考え方は営繕を丸ごと外注しても、施設に残る仕事がありますにまとめています。外注と内製のどちらが合うかを5つの条件で見る方法は営繕の外注と内製は、5つの条件で分かれますにあります。ここでは、外注すると決めたあとの進め方を書きます。
最初の2週間は、外の相手に渡す材料をそろえる期間です。外注先が施設の事情を早くつかめるかどうかは、ここで出すものの中身で決まります。完ぺきでなくてかまいません。分かる範囲で書き出し、分からないところは「不明」と書いておきます。
| 一覧 | 書くこと | どこから集めるか |
|---|---|---|
| 1年分の修理 | 日付・場所・症状・業者・費用・急ぎだったか | 請求書、業者の作業報告、申し送りのノート |
| 業者 | 分野・会社名・担当者・連絡先・1年に頼んだ回数と金額 | 請求書と支払いの記録、事務室の電話の控え |
| 保守・点検の契約 | 設備・会社・点検の周期・契約の期間・更新日・解約の予告 | 契約書の綴り、自動更新の通知 |
| 承認と支払いの流れ | 誰がいくらまで決めるか。請求書がどう回るか | 法人の経理規程、決裁の規程 |
| 止まっている修理 | 気づいた日・場所・止まっている理由 | 詰所や事務室のメモ、職員への聞き取り |
1年分の修理は、件数を数えるだけでなく、分野ごとに分けます。建具、水回り、電気、空調、そのほか、の5つほどで足ります。分けると、どの分野を外に任せると手間が減るかが見えます。急ぎだった回数も数えておくと、夜間や休日の扱いを決めるときに使えます。
この2週間で、事務長や修理の話を受けている職員が、手配に何時間使っているかも測っておきます。1か月分が理想ですが、2週間分を2倍しても目安になります。誰が何時間使っているかの測り方は営繕担当者が足りないときは、増やす前に時間を測りますにあります。
記録がほとんど残っていない施設もあります。その場合は、経理の担当に、修繕費として払った請求書を1年分出してもらいます。業者に頼むと、作業の履歴を出してもらえることもあります。業者ごとの連絡先や得意な分野を、続けて使える形で残す方法は修理業者を毎回探す手間は、業者台帳で消せますで書いています。
止まっている修理は、外注へ移る前に、施設の中で片付けるか、外注先の最初の仕事にするかを決めます。何か月も止まっている修理が多いと、外注先は最初の月からその対応に追われます。数が多いときは急ぐ順に並べ、上から3件ずつ渡します。
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棚卸しが終わったら、今の業者に外注へ移ることを伝えます。伝える時期は、外注先に最初の修理を頼む2週間ほど前が目安です。伝えずに始めると、今の業者は、別の業者が施設に出入りするのを見て初めて知ることになります。長く付き合ってきた業者ほど、気持ちのよい話ではありません。
伝えることは、変わることと変わらないことの2つです。業者がいちばん気にするのは、「もう頼まれないのか」ということです。外注先から続けて手配されることがあるなら、そう伝えます。
| 業者の立場 | 伝えること | 気をつけること |
|---|---|---|
| 保守の契約がある会社（エレベーター・消防設備・特殊浴槽など） | 保守の契約はこれまでどおり施設と結ぶこと。点検の日程の連絡先が変わるか | 点検の結果と見積は、施設にも届くようにしてもらう |
| 長く頼んできた地元の工務店や設備の会社 | 連絡の入口がいつから変わるか。外注先から手配されることがあるか | 会って伝える。保証中の工事と、夜間の連絡の扱いを確かめる |
| ときどき頼む専門の会社 | 次からの依頼は外注先から届くこと | 施設の担当の名前と、請求書の送り先が変わるかを伝える |
| 工事や見積が進んでいる会社 | その工事は今の形のまま終えること | 途中で窓口を替えない。完了の報告は施設に出してもらう |
| これから頼むことがない会社 | これまでのお礼と、作業の記録を出してもらえるか | 理由は短く伝え、言い訳を重ねない |
書面はA4で1枚にします。中身はたとえば次のとおりです。「〇月〇日から、修理のご依頼は〇〇（外注先）を通してお送りします。保守の契約と、これまでの工事の保証は変わりません。お急ぎの連絡先は〇〇です。これまでの作業の記録があれば、〇月〇日までにお送りいただけると助かります」。
書面を送ったあと、付き合いの長い業者には、電話か訪問で一言添えます。夜間の水回りのように、その業者でなければ早く動けない分野は、施設から直接頼む形で残すこともできます。残すなら、その分野も書面に書いておきます。業者を断る場面ごとの伝え方と文面は断り方で、次に頼める関係が残るかが決まりますにまとめています。
今の業者に伝えるのと同じ3〜4週目に、施設の中の入口も切り替えます。職員がこれまでどおり、いつもの業者に直接電話をかけると、外注先には話が届きません。同じ修理が二重に頼まれたり、承認の前に工事が進んだりします。
| 決めること | 決め方の例 |
|---|---|
| 受け手 | 正と副の2人。日中は事務の職員、夜間は夜勤のリーダー |
| 報告の様式 | 場所・症状・いつから・写真の4つ。紙でも共有の表でもよい |
| 業者に直接連絡してよい場面 | 水が止まらない、焦げたにおいがする、エレベーターの閉じ込めなど |
| 承認の線 | 1件いくらまでは報告だけで進めるか。法人の決裁の規程と合わせる |
| 切り替えの日の知らせ方 | 詰所と事務室に掲示し、朝の申し送りで2週続けて伝える |
受け手は、営繕に詳しい人である必要はありません。職員から話を受けて、様式どおりに外注先へ送れる人なら務まります。ただ、1人にすると、その人が休んだ日に止まります。正と副の2人を決めておきます。施設の中の窓口の作り方と報告の様式は修繕の窓口は、外と中の両方を一本にして効果が出ますにくわしく書いています。
切り替えの日から2週間は、古い入口にかかってきた電話も、受け手に回すようにします。業者の側にも、「施設の職員から直接頼まれたら、受け手に一報をお願いします」と伝えておくと、二重の依頼を防げます。
入口ができたら、外注先に最初の修理を頼みます。最初は1件だけにします。何件も一度に頼むと、遅れや行き違いが出たときに、どこでつまずいたのかが分からなくなるからです。1件なら、受付から請求までを1本の線でたどれます。
選ぶ修理は、急がない、分野がはっきりしている、金額が小さい、の3つがそろうものです。たとえば、居室の引き戸の戸車の交換や、網戸の張り替えです。建具の調整の費用の目安は5,000円〜3万円ほどで、行き違いが出ても、入居者の方の暮らしは止まりません。
| つなぎ目 | 確かめること | 目安の例 |
|---|---|---|
| 受付 | 送ってから、受け取ったという返事が来るまでの時間 | 1営業日以内 |
| 見積 | 内訳が行に分かれているか。現地を見るかどうかの判断 | 部品・作業・出張が分かれている |
| 日程 | 避けてほしい時間帯が伝わっていたか | 食事と入浴の時間を外して来た |
| 当日 | 入館の手順、職員への声かけ、養生と片付け | 職員の立ち会いが、鍵と声かけで済んだ |
| 報告 | 写真・使った部品・費用・次に直す候補が届くか | 作業から1週間以内に届いた |
| 請求 | 誰から届くか。承認した額と合っているか | 承認の額と同じで、届く先が契約どおり |
目安の数字は、契約の前に外注先と話して決めておきます。決めていないと、遅いのか速いのかを比べられません。1件目が終わったら、6つのつなぎ目ごとに、目安どおりだったか、どこで時間がかかったかを1行ずつ書き残します。この記録が、8週目の見直しの材料になります。
請求書が外注先から届くのか、工事をした業者から届くのかは、契約の形で変わります。どちらの名前で発注しているかによって、不具合が出たときに言う先も変わります。この違いは修繕管理の代行は、誰の名前で発注するかで責任が変わりますで書いています。
1件目が目安どおりに終わったら、7〜8週目は2〜3件に増やします。今度は、分野の違う修理を混ぜます。建具の修理のあとなら、水回りと照明を1件ずつ、という具合です。分野が変わると、外注先が手配する業者も変わり、1件目では見えなかったつなぎ目が出てきます。
8週目の終わりに、1件目からの記録を並べて見直します。見直しは、外注先の担当者、施設の受け手、承認をする事務長か施設長の3者で、30分ほどで足ります。目安から外れたところがあれば、その場で原因が施設の中にあるのか、外注先にあるのかを分けます。
この時期の修理は、件数が少ないぶん、1件ごとの手間が前より増えたように感じることがあります。外注先との書き方の決めごとがそろうまでの、慣れの期間です。受け手が様式に慣れると、1件あたりの手間は下がっていきます。
8週目の見直しで続けると決めたら、任せる範囲を広げます。広げる順番は、分野、金額、時間帯の3つです。いっぺんに広げると、どこで行き違いが起きたのかが、また分からなくなります。1つ広げたら1週間ほどようすを見て、次に進みます。
| 週 | 広げる範囲 | 広げる前に確かめること |
|---|---|---|
| 9週目 | 分野：建具・水回り・照明に加えて、空調や内装も任せる | 空調の保守の会社と、修理の受け持ちが重ならないか |
| 10週目 | 金額：承認の線を超える修理も、見積の取りまとめまで任せる | 相見積の社数と、比べた表の形 |
| 11週目 | 時間帯：夜間や休日の急ぎの受付を任せるかを決める | 連絡がつく時間、来られるまでの目安、割増の額 |
| 12週目 | 記録：月ごとの一覧と、来年度に直す候補を受け取る | 一覧が、施設で手を入れられる表計算の形か |
保守の契約がある設備は、範囲を広げても対象の外にしておくのが基本です。エレベーターや消防用設備、特殊浴槽などは、保守の会社が点検し、修理も受け持つことが多いからです。外注先には、保守の会社の連絡先と点検の日を知っておいてもらうだけにします。
夜間や休日の急ぎまで任せるかは、施設によって答えが分かれます。外注先が夜も受け付けられるか、近くに駆けつけられる業者がいるかで決まります。任せない場合は、急ぎの連絡先を今のまま残し、翌朝に外注先へ報告する形にします。夜間の電話がどこに鳴るかの組み立て方は夜間の設備トラブル、電話は誰の携帯に鳴っていますかにあります。
11〜12週目には、外注先に引き継ぐ情報をそろえて渡します。棚卸しで作った一覧に、建物と入館の決まりを足したものです。外注先の担当者が替わっても、この一覧があれば、同じ形で続けられます。
| 情報 | 中身 | 渡し方 |
|---|---|---|
| 建物の基本 | 建った年・構造・階数・延べ面積・図面の置き場所 | 写しを渡す。図面の原本は施設に置く |
| 設備の一覧 | 型番・年式・保守の会社・保証の期限 | 表計算の形で渡し、更新したら施設にも返してもらう |
| 業者の一覧 | 分野・担当者・連絡先・夜間に来られるか | 施設が続けて直接頼む業者には印を付ける |
| 修理の履歴 | 1年分以上。同じ場所でくり返している修理 | 棚卸しの一覧をそのまま渡す |
| 保守と点検の予定 | 会社・周期・次の点検日・契約の更新日 | 1年分の予定表にして渡す |
| 入館の決まり | 受付の場所・駐車・作業してよい時間・避ける時間 | 1枚の紙にして、来る業者にも渡してもらう |
| 入居者の方への配慮 | 音やにおいに敏感な場所、居室に入るときの声かけ | 名前や病名は書かず、居室の番号と配慮だけ |
| 進んでいる工事と見積 | 見積中・発注済み・保証中の工事 | 今の業者が終えるものと、外注先に渡すものを分ける |
鍵や暗証番号、入居者の方の情報は、渡す範囲を決めてから渡します。個人の情報の扱いを外に任せるときは、任せた側が任せた先を監督する決まりがあります（個人情報の保護に関する法律第25条）。鍵の貸し出しの仕方と、渡すもの・渡さないものの分け方は営繕は外注してかまいません。デメリットは契約の前に手を打てますで書いています。
設備の一覧が手元にない施設は、この機会に作っておくと、外注先が替わっても使えます。竣工図と現地から一覧を作る方法は機器台帳は、竣工図と現地と保守の会社の3つで作りますにまとめています。一覧の原本を施設が持っていれば、外注先との関係がどう変わっても、建物の知識は手元に残ります。
外注へ移る途中で、「思っていたのと違う」と感じることがあります。そのときに気分で決めないよう、見直しの日と目安を先に決めておきます。見直すのは、8週目と12週目の2回です。
| 見るところ | 続ける | 止めて直す | やめる |
|---|---|---|---|
| 受付の返事 | 目安の時間で返ってくる | ときどき遅れる。連絡の手段を変える | 何度伝えても返事が来ない |
| 見積と請求 | 内訳があり、承認の額と合う | 内訳が粗い。書き方を決め直す | 承認していない費用が請求される |
| 当日の作業 | 入館の決まりが守られている | 声かけや片付けが抜ける。入館の紙を渡し直す | 入居者の方の安全に関わる行き違いが続く |
| 施設の中 | 職員が受け手を通している | 直接の依頼が残る。掲示と申し送りをやり直す | 施設の中の原因は、やめる理由にしない |
目安から外れたとき、原因の多くは施設の中にあります。受け手が休みで話が止まっていた、職員がいつもの業者に直接頼んでいた、承認が何日も止まっていた、などです。この場合は、外注先を替えても直りません。施設の中の決めごとを直してから、もう2週間ようすを見ます。
外注先の側に原因があり、話し合っても直らないときは、やめる判断もあります。業務の委託は、民法の上ではどちらからでも解除できるのが原則です。ただ、実際には契約書で予告の期間を決めていることが多いので、始める前に3つを決めておきます。始めの3か月を試しの期間にすること、予告の期間を短くしておくこと、記録は施設のものとして月ごとに受け取ることです。今の業者との関係を12週目まで切らずにおくのも、戻れる道を残すためです。
モデルケース：定員100名のユニット型特別養護老人ホーム（ショートステイを含む）
12週目の終わりには、職員からの修理の話は受け手の2人に集まり、外の窓口に送る形に変わりました。事務長が修理の手配に使う時間は、月におよそ20時間から5時間ほどに減りました。業者への電話は月に30回ほどから、急ぎの連絡の数回だけになりました。月ごとの一覧で、どの分野に何件、いくらかかったかが1枚で分かるようになりました。
このホームには営繕の担当者がおらず、事務長と介護主任が修理の手配を分け合っていました。頼む先は、地元の工務店、設備の会社、電気工事の会社、保守の会社3社の、合わせて6社です。誰がどの業者に何を頼んだかは、2人の記憶と請求書にしかありませんでした。法人の本部から外注の準備を求められましたが、長く付き合ってきた工務店にどう伝えるかで迷い、半年ほど話が進みませんでした。
事務長は12週間の表を作り、本部に見せてから始めました。1〜2週目に1年分の請求書から修理を書き出すと、142件ありました。3週目に6社へ書面を送り、工務店には事務長が出向いて説明しました。保守の会社3社とは、これまでどおり施設が契約を結び続けることにしました。5週目に、2階の居室の引き戸の戸車の交換を1件目として頼みました。返事は翌日に届き、見積は部品・作業・出張に分かれていました。7〜8週目に水栓と照明の2件を足し、8週目の見直しで続けると決めました。
工務店とは、夜間の水回りだけを施設から直接頼む形にして、関係が続いています。いっぽう6週目に、職員が工務店に直接修理を頼み、同じ修理が二重に手配されかけました。詰所の掲示と朝の申し送りでの声かけを2週続けてからは、二重の依頼はなくなりました。
このモデルケースは、介護施設でよく起きる流れをもとに組み立てた例です。実在の施設のお話ではありません。
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外注へ移る12週間に起きやすいことは、だいたい決まっています。多くは、決めたことが職員や業者に伝わりきっていないことから起きます。いつごろ起きやすいかを知っておくと、その週に先回りして手を打てます。
| つまずきやすい場面 | いつごろ | 先に打つ手 |
|---|---|---|
| 今の業者から「聞いていない」と言われる | 3〜5週目 | 書面を送ったあと、付き合いの長い業者には直接伝える |
| 職員が、いつもの業者に直接頼む | 5〜8週目 | 掲示と申し送りを2週続ける。業者にも一報を頼む |
| 同じ修理が二重に頼まれる | 5〜8週目 | 受け手が一覧で、頼んだ修理に印を付ける |
| 止まっていた修理が、一度に外注先へ流れる | 5週目 | 急ぐ順に並べ、上から3件ずつ渡す |
| 承認が止まって、修理が進まない | 7〜10週目 | 承認の線を決め、線より下は報告だけにする |
| 保守の会社と外注先の受け持ちが重なる | 9〜10週目 | 保守の契約の範囲を外注先に見せ、対象の外と書く |
| 外注先の担当者が替わり、決まりが伝わらない | 11週目以降 | 引き継ぐ情報の一覧と入館の紙を、替わるたびに渡す |
複数の施設を持つ法人では、まず1つの施設で12週間を回します。その記録をもとに次の施設へ広げると、同じつまずきをくり返さずに済みます。施設ごとに業者も契約も違うので、棚卸しは施設ごとに行います。法人の施設をまとめて業者を統一する進め方は修繕業者の統一は、分野ごとに3か月で進めますにまとめています。
平常時にしておくこと
外に任せたときに何が変わり、何が変わらないかは外に任せて変わるのは、時間と判断の材料と記録ですにまとめています。
外注へ移る計画を立てたい、今の業者への伝え方に迷っている、というときは、窓口にフォームかLINEでご相談ください。受付は24時間で、お電話の受付はしていません。1年分の修理の件数と、今の業者の数をお送りいただければ、外に任せる範囲を一緒に整理します。相談は無料で、お断りいただくこともできます。
1年分の修理の棚卸しから始めます。修理の件数と分野、頼んできた業者、保守の契約、承認の流れ、止まっている修理の5つを書き出します。外注先が施設の事情を早くつかめるかどうかは、この一覧で決まります。
12週間（3か月）ほどを見ておきます。棚卸しに2週間、今の業者への説明と入口づくりに2週間、試しに4週間、範囲を広げて引き継ぐのに4週間です。今の契約に解約の予告の期間があるときは、その分を足します。
A4で1枚の書面で、変わることと変わらないことを伝えます。連絡の入口がいつから変わるか、保守の契約や工事の保証は変わらないか、急ぎの連絡先はどこかを書きます。付き合いの長い業者には、書面のあとに電話か訪問で一言添えます。
切れるとは限りません。外注先から続けて手配してもらう形で、関係を残せます。夜間の水回りなど、その業者でなければ早く動けない分野だけを施設から直接頼む形もあります。どちらにするかを決めてから業者に伝えます。
移す必要はありません。保守の契約はこれまでどおり施設と結び、外注先には保守の会社の連絡先と点検の日を知っておいてもらいます。点検の結果と見積は、施設にも届くようにしておきます。
急がない、分野がはっきりしている、金額が小さい、の3つがそろう修理を1件選びます。居室の引き戸の戸車の交換や、網戸の張り替えなどです。受付から請求までを1本の線でたどれるので、つまずいた所が分かります。
移れます。経理の担当に修繕費の請求書を1年分出してもらい、そこから書き出します。業者に作業の履歴を出してもらえることもあります。分からないところは「不明」として始め、外注先から届く月ごとの一覧で埋めていきます。
鍵と暗証番号、入居者の方の情報です。鍵はその日の作業の分だけ貸し出し、入居者の方については名前や病名を書かず、居室の番号と作業に要る配慮だけを伝えます。図面や設備の一覧は写しを渡し、原本は施設に置きます。
決めておいた見直しの日に、目安と比べます。原因が施設の中にあるなら、決めごとを直してもう2週間ようすを見ます。外注先の側の原因が、話し合っても直らないときは、やめる判断もあります。
詰所と事務室に、切り替えの日と受け手の名前を掲示し、朝の申し送りで2週続けて伝えます。業者の側にも、職員から直接頼まれたら受け手に一報してもらうよう頼んでおくと、二重の依頼を防げます。
同じ進め方が使えます。ただ、1つの施設で12週間を回してから広げるほうが、同じつまずきをくり返しません。施設ごとに業者も契約も違うので、棚卸しは施設ごとに行います。
できます。始めの3か月を試しの期間とし、解約の予告の期間を短くしておくと、合わなかったときに戻れます。あわせて、修理の記録は施設のものとして月ごとに受け取る、と書いておきます。
施設のよくある困りごとの一覧はよくある困りごと、頼み先の一覧は設備別の頼み先、ご相談の流れはご相談の流れにまとめています。
監修者
介護施設の営繕・設備管理に30年以上携わり、1,000施設を超える介護・高齢者施設の現場に関わってきました。介護施設が修繕を外注へ移すときの、12週間の進め方と、今の業者への伝え方、引き継ぐ情報の整え方を監修しています。
制度や基準、費用の目安は変わることがあります。手続きや工事の前に、最新の資料と、現地を確かめた見積でご確認ください。
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