がんと家族の相談室
外注・効率化
「営繕を月額の定額でお任せください」という提案を受けると、予算が平らになって楽になりそうに見えます。けれども、何が月額に含まれ、何が含まれないのかを読むと、思っていた形と違うことがあります。定額にできる仕事と、しにくい仕事には、はっきりした理由があります。この記事では、定額で何を買っているのか、料金の構造、定額の範囲の決め方、そして定額にするかを割り算で決める方法をまとめます。
構成：介護施設 修繕の窓口監修：鈴木貴行（介護施設営繕・修繕専門家）更新：読む時間：約17分
この記事が答える質問営繕を定額で契約できますか？定額にできる範囲と、できない範囲はどこですか？
営繕の定額契約で定額にできるのは、量が前もって読める仕事です。決まった日の巡回、見回りと簡単な点検、不具合の受付、記録と報告は、回数と時間が決まるので月額にできます。いっぽう修理そのものは、何件出るか、部品がいくらか、何時間かかるかが前もって読めません。定額に含めると、業者は読めない分を上乗せするか、対象外を増やすことになります。定額は巡回・受付・記録までにし、修理は単価表と承認の金額で精算する形が現実的です。定額にするかは、定額の年額を1年の件数で割り、都度頼んだときの1件あたりと比べて決めます。
この記事の結論
営繕を定額で契約するとき、月額にできるのは、量が前もって読める仕事です。決まった日の巡回、見回りと簡単な点検、不具合の受付、記録と報告は、回数と時間を決められるので、業者は手間を見積もれます。いっぽう、部品を替える修理や設備の更新は、件数も金額も前もって読めないため、定額にしにくい仕事です。
| 仕事 | 定額にできるか | 理由 |
|---|---|---|
| 決まった日の巡回 | できる | 回数と時間が決まっている |
| 見回りと簡単な点検 | できる | 見る場所と項目を決められる |
| 不具合の受付と手配 | できる | 受付の時間と体制を決められる |
| 記録と報告 | できる | 様式と頻度を決められる |
| 消耗品の交換（ランプ・フィルター） | 条件つきでできる | 数と時期がおおよそ読める。部品代は別にすることが多い |
| 小さな修理（調整・締め直し） | 条件つきでできる | 1件30分以内などの線を引けば読める |
| 部品を替える修理 | しにくい | 件数も部品の値段も前もって読めない |
| 設備の更新・大きな工事 | できない | 1件ごとに中身と金額が大きく違う |
表の「条件つきでできる」は、線を引けば定額に入れられる仕事です。たとえば「1件30分以内の調整は月額に含む」と決めれば、業者はおおよその手間を読めます。線の引き方は、このあとの節で書きます。
修理そのものを定額にしにくいのは、前もって読めないものが3つあるからです。何件出るか、部品がいくらか、1件に何時間かかるか、の3つです。
件数は、季節や建物の年数で変わります。部品は、安い消耗品もあれば、メーカーの専用部品のように高いものもあります。時間は、開けてみるまで分からないことがあります。壁の中の配管の水漏れのように、原因を探すだけで半日かかる修理もあります。
読めないものを月額に含めるとき、業者が取れる手は3つです。読めない分を見込んで月額を上乗せする、対象外の作業を増やして範囲を狭く書く、1件や1か月の上限を付ける、のどれかです。どれを選んでも、施設が思い描く「何でも直してもらえる定額」にはなりません。
| 業者の手 | 契約書での見え方 | 施設が確かめること |
|---|---|---|
| 上乗せする | 月額が高い | 1年の件数で割ると、1件あたりが都度より高くないか |
| 範囲を狭く書く | 対象外の一覧が長い | よく出る修理が、対象外に入っていないか |
| 上限を付ける | 「月何件まで」「1件いくらまで」 | 上限を超えた分の単価はいくらか |
小さな修理が業者にとって割に合いにくい理由は、職人の手間を1日や半日の単位で数えることにもあります。この単位の考え方は小さい工事が断られるのは、1人工という単位のせいですで書いています。
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定額の月額で施設が買っているのは、修理そのものより、決まった日に来てもらえる枠と、受付・記録の手間です。職人の予定をあらかじめ押さえてもらうので、急がない修理が後回しにされにくくなります。
| 買っているもの | 施設にとっての値打ち | 確かめ方 |
|---|---|---|
| 来てもらえる枠 | 決まった日に、決まった時間だけ職人が来る | 巡回の日と時間、人数が契約に書いてあるか |
| 受付の手間 | 修理の話を1か所で受けてもらえる | 受付の時間と方法（電話・メール・一覧） |
| 記録と報告 | 直した内容と件数が毎月残る | 報告の様式と期限 |
| 優先の扱い | 急ぎのとき、先に動いてもらえる | 急ぎのときに来られるまでの目安 |
反対に、定額を払っているのに、買っているはずのものが届いていないこともあります。巡回の日に来てもらえない、受付が担当者の携帯だけ、報告が届かない、という状態です。月額が高いか安いかより先に、この4つが契約に書かれているかを確かめます。
優先の扱いは、言葉だけで終わりやすい項目です。「優先して対応します」の一言で終わらせません。平日の日中なら何時間以内に連絡を返し、いつまでに来るのかを、目安でもよいので書いてもらいます。
業者が月額を決めるときの中身は、おおむね4つです。巡回する人の時間、施設までの移動、受付や報告の事務、そして読めない分のための予備です。
| 中身 | 数え方 | 月1回・職人1人1日の巡回なら |
|---|---|---|
| 人の時間 | 人工×回数 | 1人工×月1回 |
| 移動 | 1回ごとの移動の時間と車 | 往復の時間と車の費用×月1回 |
| 事務 | 受付・報告書づくり・請求 | 月に数時間分 |
| 予備 | 読めない分の上乗せ | 修理を含めるほど大きくなる |
このうち、施設と業者のあいだでいちばん見えにくいのが予備です。修理まで定額に含めるほど読めない分が増え、予備は大きくなります。月額の中身を4つに分けて説明してもらうと、予備がどれくらい入っているかの見当がつきます。人工の物差しと料金の4つの形は営繕の外注費は、4つの料金の形で見え方が変わりますにまとめています。
契約の性質も違います。巡回や受付のように決まった事務を任せるのは、民法でいう準委任に近い約束です。修理は、直すという仕事の完成に対して払う請負です。性質の違う2つを1つの月額にまとめると、何に対して払っているのかが見えにくくなります。代行の契約の形と、請負と準委任の違いは修繕管理の代行は、誰の名前で発注するかで責任が変わりますで書いています。
修理まで含めた定額の提案を受けたときは、割り算で判断できます。定額の年額を、前の年の件数で割り、1件あたりの額を出します。その額を、都度頼んだときの1件あたりと比べます。
| 項目 | 都度頼む | 修理込みの定額 | 巡回は定額・修理は精算 |
|---|---|---|---|
| 1年の件数 | 84件 | 84件 | 84件 |
| 1年の費用 | 84件×1万8,000円＝151万2,000円 | 月14万円×12か月＝168万円 | 月5万円×12か月＋84件×1万円＝144万円 |
| 1件あたり | 1万8,000円 | 2万円 | 約1万7,100円 |
| 施設の手間 | 修理のたびに電話と見積の承認 | 月1回の報告を読む | 月1回の一覧の送付と、線を超えた分の承認 |
数字は計算のための例です。1件あたりの額は、自分の施設の前の年の請求書から出します。
この例では、修理込みの定額は、都度頼むより1件あたりが高くなっています。読めない分の予備が入るからです。巡回を定額にした形の修理が1件1万円と安いのは、出張費と最低料金が巡回の額の中にまとまるためです。
件数が前の年より大きく増える年には、修理込みの定額のほうが安くなることもあります。件数が年によって大きく動く施設では、多い年と少ない年の両方で割り算をしてみます。
割り算には、お金に出ない手間の差も足して考えます。都度頼む形では、修理のたびに業者を探し、電話をかけ、見積を承認する手間が施設に残ります。1件あたりの額が少し高くても、この手間が減るなら定額を選ぶ、という判断もあります。定期の巡回の頻度と範囲の決め方は定期の営繕契約は、頻度・範囲・費用の順に決めますにまとめています。
定額の範囲を決めるときは、「何でも」とせず、4つの線を引きます。作業の時間、部品の金額、件数、分野の4つです。線の内側は月額で、外側は単価表や見積で精算します。
| 線 | 決め方 | 線の外側の精算 |
|---|---|---|
| 作業の時間 | 1件の作業が何分までか | 超えた時間を、人工の単価で精算 |
| 部品の金額 | 1件の部品代がいくらまでか | 超えた分を、実費か見積で精算 |
| 件数 | 1か月に何件までか | 超えた件数を、1件いくらで精算 |
| 分野 | どの分野の修理までか | 分野の外は、別の業者か見積で頼む |
線の数字は、前の年の修理の記録から決めます。たとえば前の年の小さな修理の多くが30分以内で終わっていたなら、30分が線の目安になります。線を高くするほど月額は上がり、低くするほど精算の件数が増えます。
線の外側の精算のために、よく出る修理の単価表を契約に付けてもらいます。戸車の交換1か所いくら、パッキンの交換1か所いくら、と決めておくと、線を超えた修理もそのつど見積を取らずに進められます。「一式」の見積を行に分けてもらう頼み方は「一式」を分けてもらえば、1社の見積でも判断できますにまとめています。
定額には、施設にとって良いところと、気をつけることの両方があります。どちらも知ったうえで、範囲を決めます。
予算の面では、定額の分を毎年決まった額として組めるので、法人本部に説明しやすくなります。線の外側の精算は年によって動くので、前の年の実績をもとに別の行で組みます。修繕の予算の組み方は修繕の予算は、前の年の秋から3つの区分で組みますにまとめています。
業者の側から見ると、定額には良いところと怖いところがあります。良いところは、毎月の仕事が決まり、職人の予定を組みやすいことです。怖いところは、修理が思ったより多く出て、手間と部品の代金が月額を上回ることです。
この怖さがあるので、業者は修理込みの定額を出すとき、予備を厚くするか、範囲を狭くします。施設の側から「巡回と受付は月額、修理は単価表で」と分けて頼むと、業者は予備を薄くでき、月額を下げやすくなります。
話し合いのときは、前の年の件数と修理の中身を業者に見せます。件数が分かると、業者は読めない部分が減り、予備を小さくできます。巡回の1日でどれだけの件数を回れるかの考え方は小さな修繕は、月1回の巡回で1日7〜10件を直せますにまとめています。
定額が合わない施設もあります。次のような施設では、都度頼む形や、件数ごとの単価表のほうが、年間の額も手間も小さくなることがあります。
| 施設の様子 | 定額に向かない理由 | 合う頼み方 |
|---|---|---|
| 修理が年に数十件ほど | 月額を払っても、直すものがない月が出る | 単価表を決めて、都度かまとめて頼む |
| 建ててから年数が浅い | 保証の期間で直る修理が多い | 保証の窓口と、都度の依頼 |
| 修理の分野がばらばら | 1社の定額で受けられる分野が限られる | 分野ごとの業者か、相談ごとに窓口へ |
| 大きな改修の前の年 | 改修で直る場所に、定額の手間をかけることになる | 改修の範囲が決まるまで都度で頼む |
| 保守契約の設備が多い | 設備の修理は保守の会社が受け持つ | 保守契約と、建物の小さな修理の単価表 |
設備の保守契約で部品の交換まで含む形は、修理を定額に含める形の1つです。メーカーや保守の会社が、その設備の故障の出方と部品の値段を知っているから成り立ちます。それでも、対象外の部品や事故による修理は外れています。保守契約の形の違いはメンテナンス業者と修繕業者は、別のものですで整理しています。
ビルメンテナンス（施設管理）の委託も、月額は点検・清掃・警備の対価で、修理は別の費用になりやすい契約です。委託費の決まり方と修理の境目はビルメンテナンスの委託費と、修理の費用は分けて見ますにまとめています。
件数が少なく定額が合わない施設は、修理が出たときにそのつど相談できる先を、1つ決めておくと困りません。
「こんな小さな修繕でも相談していいのかな」と最初は思いましたが、実際に相談してみると、内容を伝えるだけで話が進むので非常に助かりました。
ご利用者の声 埼玉県内・介護老人保健施設／事務長
取材にもとづき掲載しています（施設名は非公開）。内容はご本人の申告によるもので、個人の感想です。
モデルケース：定員45名の住宅型有料老人ホーム
修理込みの定額の提案を、巡回・受付・記録の定額と、修理の精算に分け直しました。施設長が修理のことで業者とやり取りする回数は、月に8回ほどから2〜3回になりました。残ったのは、巡回の前の一覧の送付と、線を超えた修理の承認です。修理の費用は、毎月の報告で1件ずつ見えるようになりました。
1年の合計は、修理込みの提案の年額より2割ほど小さく、都度頼んでいたころより2割ほど大きくなりました。施設長は、増えた分を、電話と見積の手間が減ったことと、直るまでの日数が縮んだことで本部に説明しています。
このホームでは、修理のたびに施設長が近くの業者に電話していました。ある会社から「月13万円で、小さな修理は何でも直します」という提案を受けました。予算が平らになるのは魅力でした。ただ、契約書の案を読むと、部品代は別、1件1時間を超える作業は別、夜間は別と、対象外の一覧が長く続いていました。
施設長は、前の年の請求書から修理を数えました。小さな修理が66件で、払った額は合わせて約99万円、1件あたり1万5,000円でした。提案の年額156万円を66件で割ると、1件あたり約2万3,600円になります。
そこで、月1回の巡回と受付と記録だけを、月4万5,000円の定額にしました。修理は単価表と部品の実費で精算する形にして、施設の側から提案し直しました。1件2万円を超える修理は、先に見積を出してもらって施設長が承認します。件数が増えた年に精算が膨らむことが気がかりでしたが、毎月の報告で件数を見て、半年で見直すことを条件にしました。
一覧が少ない月もあり、その月は窓や網戸の見回りを頼むようにしました。単価表にない修理が年に数件出るので、出るたびに単価表に足しています。
このモデルケースは、介護施設でよく起きる流れをもとに組み立てた例です。実在の施設のお話ではありません。
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定額の契約は、始めてしばらくすると、思っていた形とのずれが出てきます。多くは、範囲と見直しの決まりが契約に書かれていないことが原因です。起きやすいことと、先に打てる手を並べておきます。
| 出やすいずれ | 先に打つ手 |
|---|---|
| 定額なのに、毎月追加の請求が来る | 線の外側を単価表で精算し、毎月の報告に件数と額を書いてもらう |
| 巡回が形だけになる | 巡回の日の作業時間と、直した件数を報告に書いてもらう |
| 直してほしい修理が「対象外」になる | よく出る修理を、契約の前に対象の一覧へ入れる |
| 件数が減っても月額が変わらない | 1年ごとに件数で見直す、と契約に書く |
| 担当が替わると、記録が引き継がれない | 記録は施設のものとして受け取り、施設に残す |
| やめたあと、施設に何も残らない | 台帳と報告の写しを、毎月受け取っておく |
見直しの時期と方法は、契約の最初に決めておくと、あとで話し合いやすくなります。自動で更新される契約は、見直しの申し出が何か月前までかも確かめます。工事の契約書で確かめる点は工事の契約書は、追加と事故の扱いから読みますにまとめています。
平常時にしておくこと
業者の料金体系を同じ物差しで比べる表は営繕業者の比較は、12列の表に書き込んでから決めますにあります。
定額の提案が妥当か分からない、修理の部分をほかと比べたい、というときは、窓口にフォームかLINEでご相談ください。24時間受け付けていて、お電話の受付はありません。修理の内容と場所をお送りいただければ、同じ条件で最大3社の見積をそろえます。相談と見積は無料で、お断りもできます。
できます。ただし定額にしやすいのは、決まった日の巡回、見回りと簡単な点検、受付、記録と報告のように、回数と時間が読める仕事です。修理そのものは、単価表と承認の金額で別に精算する形が現実的です。
件数・部品・時間が前もって読めないため、業者が読めない分を予備として上乗せするからです。上乗せを抑えると、今度は対象外の作業が増えます。
決まった日に来てもらえる枠、受付の手間、記録と報告、急ぎのときの優先の扱いの4つです。月額の高い安いより先に、この4つが契約に書かれているかを確かめます。
割り算で比べます。定額の年額を前の年の件数で割り、都度頼んだときの1件あたりの額と比べ、職員の手間の差も足して決めます。
作業の時間、部品の金額、件数、分野の4つで線を引きます。線の内側は月額、外側は単価表や見積で精算します。
対象外の一覧を先にもらいます。部品代、1件の作業時間、夜間・休日、資格の要る工事が外れていることがあり、外れた分は月額とは別に請求されます。
急がない修理が月に数件までなら、定額の意味は小さくなります。月額を払っても、直すものがない月が出るからです。単価表を決めて、都度かまとめて頼むほうが、年間の額が小さくなることがあります。
よく出る修理ごとに、1か所や1台の作業の単価と、部品の扱いを書いてもらいます。前の年に多かった修理から並べると、線を超えた修理もそのつど見積を取らずに進められます。
修理を定額に含める形の1つですが、対象はその設備に限られます。対象外の部品や事故による修理は外れているので、契約書の対象外の項目を確かめます。
1年ごとに件数で見直す決まりを契約に書いておかないと、月額は変わりません。件数と精算の額を前の年と並べ、巡回の回数か範囲を減らす相談をします。
営繕の定額は小さな修理の巡回と受付が中心で、ビルメンテナンスの委託は設備の点検・清掃・警備が中心です。どちらも、修理そのものは別の費用になりやすい点は同じです。
記録が業者の側にしか残っていないと、次の頼み先に引き継げません。毎月の報告と台帳の写しを施設で受け取っておけば、やめたあとも困りません。
施設のよくある困りごとの一覧はよくある困りごと、頼み先の一覧は設備別の頼み先、ご相談の流れはご相談の流れにまとめています。
監修者
介護施設の営繕・設備管理に30年以上携わり、1,000施設を超える介護・高齢者施設の現場に関わってきました。介護施設の営繕を定額で契約するときの、定額にできる範囲とできない範囲の分け方を監修しています。
制度や基準、費用の目安は変わることがあります。手続きや工事の前に、最新の資料と、現地を確かめた見積でご確認ください。
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