がんと家族の相談室
外注・効率化
戸車の重さ、網戸の破れ、ゆるんだ便座など、1件ずつ業者を呼ぶほどではない小さな修繕が、気づけば詰所のメモにたまっている。そんな施設は多いと思います。小修繕は、月1回の巡回の日にまとめて直すと、職員の手間も業者の手間も小さくなります。ただ、1日に何件直せるかは、当日の時間割と前日までの準備で大きく変わります。この記事では、1日で7〜10件を直すための時間の使い方と準備を、順に書きます。
構成：介護施設 修繕の窓口監修：鈴木貴行（介護施設営繕・修繕専門家）更新：読む時間：約19分
この記事が答える質問介護施設の修繕業務を効率化する方法は？介護施設の小修繕を効率よく管理する方法は？
介護施設の修繕業務を効率化し、小修繕を効率よく管理するには、急がない小修繕を一覧にためて、月1回の巡回の日にまとめて直します。職人1人の1日で、7〜10件ほどを直せます。作業に使えるのは、食事・入浴・お昼寝の時間を除いた4〜5時間です。件数を増やすこつは前日までの準備にあります。写真と型番を添えた一覧を1週間前に送って部品をそろえてもらい、居室に入る時間を決め、回る順番を階ごとに並べておきます。当日は朝の打ち合わせから始め、直した結果をその日のうちに記録で受け取ります。
この記事の結論
介護施設の修繕業務の手間を減らす方法の中で、すぐ始めやすいのが、小修繕を月1回の巡回の日にまとめることです。職員は気づいた修理を一覧に書きため、決まった日に職人に来てもらい、1日でまとめて直してもらいます。1件ずつ業者を呼ぶ形に比べて、電話も立ち会いも請求も月1回にまとまります。
巡回の1日で直せるのは、職人1人で7〜10件ほどです。月にたまる急がない修理がこの数に収まるなら月1回、超えるなら月2回が目安です。頻度の決め方と、定期の契約で決めることは定期の営繕契約は、頻度・範囲・費用の順に決めますにまとめています。小さな修理を1件ずつ頼むと断られやすい理由は小さい工事が断られるのは、1人工という単位のせいですで書いています。
| いつ | 誰が | すること |
|---|---|---|
| 毎日 | 気づいた職員 | 場所・症状・いつから・写真を、一覧に1件1行で書く |
| 毎日 | 受け手 | 急ぐものがないかを見て、急ぐものはその日に頼む |
| 巡回の10日前 | 受け手 | 一覧を締め切り、急ぐ順と「見るだけ」の印を付ける |
| 巡回の1週間前 | 受け手 | 写真と型番を添えて、業者に送る |
| 巡回の3日前 | 受け手と担当の職員 | 居室に入る時間を決め、入居者の方とご家族に伝える |
| 巡回の日 | 受け手と職人 | 打ち合わせ・作業・確かめを時間割どおりに行う |
| 巡回の日から3日以内 | 受け手 | 記録を受け取り、書いた職員に結果を返す |
一覧にためてよいのは、急がない修理だけです。手すりのぐらつき、トイレの詰まり、焦げ跡のあるコンセントなどは、巡回の日を待たずにその日に頼みます。転ぶおそれがある、水が止まらない、暮らしが止まる、のどれかに当たるものです。
巡回の日に職人が施設にいるのは、9時ごろから16時ごろまでの6〜7時間が多くあります。そのうち、作業に使えるのは4〜5時間です。到着と打ち合わせ、昼の休み、片付けと確かめに、合わせて2時間あまりかかるからです。昼の休みは、入居者の方の食事の時間に合わせて取ります。お昼寝の時間のように、場所を選べば作業できる時間帯もあります。
| 時間 | 施設の暮らし | 巡回でできること | 避けること |
|---|---|---|---|
| 9:00〜9:20 | 朝の申し送り・水分補給 | 到着・入館・受け手との打ち合わせ | 申し送り中の詰所のそばの作業 |
| 9:20〜11:30 | フロアでの活動・リハビリ・入浴 | 居室の中の作業（入居者の方がフロアにいる間） | 入浴中の浴室と脱衣室の作業 |
| 11:30〜13:00 | 昼食・口腔ケア | 職人の休み。足りない部品の手配 | 食堂のそばの音の出る作業 |
| 13:00〜14:00 | お昼寝・休息 | 屋外・機械室・事務所など、居室から離れた所の作業 | 居室と廊下の音の出る作業 |
| 14:00〜15:30 | おやつ・入浴の後片付け | 共用部と、入浴が終わった浴室の作業 | おやつの時間の食堂の作業 |
| 15:30〜16:00 | 夕方の準備・送迎 | 片付け・受け手との確かめ・記録の下書き | 送迎の時間の玄関まわりの作業 |
時間は例です。食事・入浴・お昼寝の時間は施設とフロアで違うので、自分の施設の日課に置きかえてください。
入居者の方がフロアで過ごす午前は、居室の作業に向いた時間です。お昼寝の時間は、居室のそばで音を出せないので、屋外や機械室に回ります。場所を時間帯で振り分けておくと、職人が手を止めて待つ時間が減ります。
避ける時間帯は、前もって業者に紙で渡しておきます。認知症のある入居者の方が多いフロアでは、知らない人の出入りや工具の音で落ち着かなくなることがあります。作業の前に職員が声をかける時間も見込んでおきます。工事のときの配慮の仕方は認知症のある方への配慮は、工事の段取りで変化を小さくすることですにあります。
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1日に何件直せるかは、作業の中身で変わります。作業を型に分けておくと、一覧を見ただけで、その日に何件回れるかの見当がつきます。ここでの時間は、部品と工具がそろっている前提の、1件の作業そのものの時間です。
| 型 | 作業の例 | 1件の時間（目安） | 巡回の日の扱い |
|---|---|---|---|
| 調整・締め直し | ドアクローザーの速さ、扉の建て付け、カーテンレール、便座のゆるみ | 15〜30分 | 件数を稼げる。午前の居室に入れる |
| 部品の交換 | 戸当たりのゴム、水栓のパッキン、照明のランプ、網戸の張り替え1枚 | 20〜40分 | 部品を前もってそろえれば短く済む |
| 外して替える | 戸車の交換、ドアクローザーの交換、換気扇の交換 | 1時間〜1時間半 | 1日に2件までにする |
| 補修（乾かす） | 壁の穴、床のシートのはがれ、巾木やコーナーガード | 下地30分〜1時間と仕上げ | 午前に下地、午後に仕上げ。次の回に回すことも |
| 取り付け | 手すりや棚の付け直し（下地の確かめが要る） | 1〜3時間 | 入れると件数が減る。別の日にすることも |
| 見立てだけ | においや水の跡の原因、見積が要るものの下見 | 10〜20分 | 直さずに、次の段取りだけ決める |
1件ごとに、移動と養生と片付けの5〜10分が加わります。1件だけで来てもらうときは、入館や準備の時間も1件にかかるので、30分〜1時間ほどになることが多くあります。巡回の日は、この準備の時間を何件かで分け合えるぶん、1件あたりが短くなります。
| 日の中身 | 作業の内わけ | 直せる件数 |
|---|---|---|
| 調整と部品の交換が中心の日 | 調整5件・部品の交換3件・見立て2件 | 10件ほど |
| 外して替える作業が入る日 | 戸車の交換1件・補修1件・調整3件・部品の交換2件 | 7件ほど |
| 取り付けが入る日 | 手すりの付け直し1件・調整3件・部品の交換2件 | 6件ほど |
件数を伸ばしたいなら、「外して替える」と「取り付け」は、合わせて1日2件までに抑えます。時間のかかる作業が多い月は、巡回とは別の日に分けたほうが、ほかの修理が積み残されません。介護施設で多い小修理と、1件ずつ頼んだときの時間と費用の目安は「ちょっとした修理」は、職人の種類ごとに束ねて頼みますにあります。
照明器具の交換やコンセント・スイッチの修理には、電気工事士の資格が要る作業があります。給水管の工事は、自治体の指定を受けた工事店が行います。こうした作業が一覧にあるときは、資格を持つ人が来る日にまとめるか、別の業者に分けて頼みます。
同じ職人が同じ時間働いても、直せる件数は準備しだいで5件にも10件にもなります。件数を減らすのは、部品がなくて取りに戻る時間、居室に入れずに待つ時間、場所を探して歩く時間です。どれも、前日までの準備で減らせます。
| いつ | すること | 件数への効き方 |
|---|---|---|
| 10日前 | 一覧を締め切る。急ぐ順と「見るだけ」の印を付ける | 当日の朝に一覧が増えず、順番どおりに回れる |
| 7日前 | 写真2枚（近く・離れて）と型番・寸法を添えて送る | 部品をそろえて来られる。取りに戻る時間が消える |
| 7日前 | 水や電気を止める作業があれば、時間を相談する | 止める時間を、午前か午後の1回にまとめられる |
| 3日前 | 居室に入る時間を、担当の職員と入居者の方・ご家族に伝える | 居室の前で待つ時間が減る |
| 3日前 | 一覧を階ごと・棟ごとに並べ替える | 上の階から順に下りるだけで済む |
| 前日 | 鍵をまとめ、作業する場所の物をよける。駐車場所と資材の置き場を決める | 朝の段取りが10〜20分短くなる |
| 前日 | 断水や音の出る作業の掲示を出す | 当日の問い合わせで作業が止まらない |
写真は、近くから1枚と、場所が分かるように離れて1枚の2枚にします。型番は、部品のシールや器具の銘板に書かれていることが多いので、写真に写します。写真がそろうと、職人は持って来る部品を決められ、もう一度来ることが減ります。
一覧は、場所・症状・いつから・写真の4つの欄で足ります。欄を増やすと、職員が書かなくなります。業者の連絡先や依頼の履歴を、一覧と別に残す台帳の作り方は修理業者を毎回探す手間は、業者台帳で消せますにまとめています。
巡回の当日は、朝の打ち合わせ、作業、終わりの確かめの3つで回します。施設の受け手が付き添うのは、打ち合わせと確かめ、居室に入るときの声かけだけです。1日じゅう付き添う必要はありません。
| 時間 | 受け手（施設） | 職人 |
|---|---|---|
| 9:00〜9:20 | 一覧の順番と、入れない部屋、避ける時間を伝える。鍵を渡す | 持って来た部品と一覧を照らし、回る順を決める |
| 9:20〜11:30 | 居室に入る前に声をかける。呼ばれたら場所を案内する | 居室の作業を、上の階から順に進める |
| 11:30ごろ | 午前に終わった件数を聞き、午後の順番を入れ替える | 足りない部品があれば、昼の間に手配する |
| 13:00〜15:30 | 断水や音の出る作業の前に、フロアに知らせる | 屋外・機械室、共用部、浴室の作業 |
| 15:30〜16:00 | 直った所を一緒に見るか、写真で確かめる。鍵を受け取る | 直せなかったものの理由と、次にすることを伝える |
受け手は、打ち合わせで「今日やらないこと」も決めておきます。たとえば、入居者の方の体調がすぐれない部屋は、その日は入らずに次の回に回します。決めておくと、職人が部屋の前で待つことがなくなります。
受け手が介助に呼ばれて離れることもあります。そのときに職人が迷わないよう、副の受け手を決め、詰所に一覧の写しを置いておきます。鍵の受け渡しは、渡した時刻と返った時刻を貸し出し簿に書いて残します。
巡回の日には、職員から「ついでにこれも」と頼まれたり、職人が回る途中で不具合を見つけたりします。これを全部その日に直そうとすると、一覧の修理が積み残されます。追加の修理は、その場で3つに分けます。
追加は「1日2件まで」「合わせて30分まで」のように、量の上限を決めておくと、一覧の修理が守られます。上限は、朝の打ち合わせで受け手と職人で確かめます。
追加の費用の扱いも、月額に含むのか、1件ごとに精算するのかを、契約で先に決めておきます。決めていないと、月末の請求で行き違いになります。定額にできる範囲とできない範囲は営繕の定額契約は、読める仕事だけを定額にしますで書いています。
巡回の記録は、その日のうちに受け取ります。後日の報告書を待つと、職員に結果を返すのが遅れ、次の一覧に何を持ち越すかも決められません。当日は簡単な形で受け取り、写真つきの報告はあとで受け取る、と2段に分けます。
| いつ | 受け取るもの | 施設ですること |
|---|---|---|
| 当日の夕方 | 一覧に「済・残・見積」の印と、一言のメモ | 書いた職員に結果を返す。残ったものを次の一覧へ移す |
| 3日以内 | 直す前と直したあとの写真、使った部品の型番と数、作業の時間 | 業者の台帳と、設備の一覧に写す |
| 月末 | その月の件数・作業の時間・費用の合計 | 次の巡回の件数と、急ぐ順を見直す |
| 年度末 | 1年分の一覧 | 同じ場所でくり返す修理を数え、更新の候補と予算に回す |
当日の印は、一覧の紙にそのまま書いてもらえば足ります。「済」は直したもの、「残」は部品や時間が足りず次に回すもの、「見積」は金額や資格の都合で別に頼むものです。受け手はその日のうちに、書いた職員に「直りました」「来月です」と返します。
1年分の一覧がたまると、同じ場所で何度も直している修理が見えてきます。目安は「同じ場所で年に3回」のように決めておきます。そうすると、部品の交換をくり返すより、器具ごとの交換や作り替えを考える時期を見落としません。
作業の時間に余りが出そうな月は、巡回の日に見回りを足します。職員が毎日は見ない場所を、職人の目で見てもらう時間です。30〜60分を見回りに充てると、壊れる前に見つかる修理が増えます。
| 見る所 | 見ること | 時間の目安 | 頻度の例 |
|---|---|---|---|
| 手すり | 全数のぐらつき。月ごとに3分の1ずつ回る | 20〜30分 | 毎月（3か月で一巡） |
| 屋上と外まわりの排水口 | 落ち葉や土の詰まり | 15〜20分 | 梅雨と台風の前 |
| 空調の室外機のまわり | 物が置かれていないか、異音 | 10〜15分 | 冷房と暖房を使い始める前 |
| 非常口と避難の通路の扉 | 開け閉めの重さ、前に物が置かれていないか | 10〜15分 | 毎月 |
| 居室の窓と網戸 | 鍵、開く幅を止める器具、網戸の破れ | 20〜30分 | 春と秋 |
| 機械室・受水槽のまわり | 床の水の跡、異音、におい | 10分 | 毎月 |
見回りで見つけたことは、記録の「気づいたこと」の欄に書いてもらいます。次の一覧に回すか、保守の会社に伝えるかは、受け手が決めます。エレベーターや消防設備のように保守の契約がある設備は、職人は見て伝えるところまでにし、直すのは保守の会社です。
見回りは、法律で決まった点検の代わりにはなりません。消防用設備の点検や建物の定期報告は、資格を持つ会社が別に行います。点検・保守・修繕の違いと頼み先はメンテナンス業者と修繕業者は、別のものですで整理しています。
巡回の形が回り始めると、施設の担当者が小修繕に使う時間は、月に3時間ほどにまとまります。1件ずつ業者を呼んでいたときは、電話・日程の調整・立ち会いが、修理の数だけありました。巡回の形では、それが月1回の流れの中に収まります。
件数が7件でも10件でも、担当者の手間はほとんど変わりません。増えるのは、一覧の行と写真の枚数くらいです。ここに、巡回の形で修繕業務の手間が減る理由があります。外に任せたときに減る時間を、回数や人数で見る方法は外に任せて変わるのは、時間と判断の材料と記録ですで書いています。
ただし、最初の2〜3か月は、一覧の書き方や居室の時間決めに慣れるまで、もう少し時間がかかります。様式を変えずに3回続けると、手順が決まって短くなっていきます。
モデルケース：定員80名の介護付有料老人ホーム（4階建て）
準備の段取りを変えて3回目の巡回から、1日で直せる件数が、平均5件ほどから9件ほどになりました。部品が合わずに職人がもう一度来ることは、月に2〜3回から、ほとんどなくなりました。受け手の事務の職員が巡回の日に付き添う時間も、ほぼ1日から、打ち合わせと確かめを合わせた1時間ほどになりました。
このホームは、月1回の巡回を多能工の会社に頼んでいました。ところが、一覧を渡すのは巡回の日の朝で、職人はその場で部品を探しに出ることがよくありました。居室の作業は入居者の方が部屋にいる時間に当たり、廊下で待つこともありました。一覧が終わらず、毎月10件近くが次の月に持ち越されていました。業者を替えるか、月2回に増やすかで迷っていました。
受け手は、業者を替える前に準備を変えることにしました。一覧の締め切りを巡回の10日前にし、1週間前に写真2枚と型番を添えて送りました。居室の作業は入居者の方がフロアに出る午前にまとめ、4階から順に下りる並びにしました。午後は共用部と屋外にあてました。当日の追加は2件までと決めました。決め手は、部品が前もって分かれば作業の時間が大きく縮むと、職人と話して分かったことでした。
巡回の曜日が入浴の日と重なる月は、浴室の作業ができませんでした。翌月から、巡回を入浴のない曜日に移しました。
このモデルケースは、介護施設でよく起きる流れをもとに組み立てた例です。実在の施設のお話ではありません。
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巡回の日には、暮らしの場ならではの行き違いが起きます。起きやすいことを先に知っておくと、朝の打ち合わせで手を打てます。
| 行き違い | 先に打つ手 |
|---|---|
| 入居者の方が部屋にいて、居室に入れない | 3日前に居室の時間を決め、当日の打ち合わせで入れない部屋を外す |
| 入浴や食事の時間と作業が重なる | 巡回を入浴のない曜日にし、時間割を業者に紙で渡す |
| 水を止める時間が、思ったより延びる | 止める前に時間を伝え、延びそうなら職人から受け手に一報する |
| 受け手が介助に呼ばれ、職人が待つ | 副の受け手を決め、詰所に一覧の写しを置く |
| 工具や部品を置いたまま、その場を離れる | 工具は手元から離さない決まりにする。とくに認知症のある方のフロア |
| 雨で屋外の作業ができない | 雨の日に回す屋内の作業を、一覧の後ろに用意しておく |
| 音やにおいについて、ご家族から問い合わせが来る | 前日に掲示を出し、作業の時間を職員が答えられるようにする |
作業の音やほこりが気になる場所では、道具や工法で減らせることもあります。時間帯の工夫だけで足りないときの考え方は騒音と粉じんは、時間帯だけでなく工法と区画でも減らせますで書いています。
平常時にしておくこと
土日祝に急ぎの修理が出たときの頼み先は土日祝に修理を頼める業者は、平日のうちに決めておきますにまとめています。
巡回を頼める業者が見つからない、たまった修理をまとめて見てもらいたい、というときは、窓口にフォームかLINEでご相談ください。受付は24時間です。一覧と写真をお送りいただければ、まとめて受けられる業者の見積を、1回のご依頼で最大3社までそろえます。相談と見積は無料です。
「こんな小さな修繕でも相談していいのかな」と最初は思いましたが、実際に相談してみると、内容を伝えるだけで話が進むので非常に助かりました。
ご利用者の声 埼玉県内・介護老人保健施設／事務長
取材にもとづき掲載しています（施設名は非公開）。内容はご本人の申告によるもので、個人の感想です。
急がない小修繕を1件ずつ頼むのをやめ、一覧にためて月1回の巡回の日にまとめて直す形にします。電話・日程の調整・立ち会い・請求が月1回にまとまり、施設の担当者の手間は月に3時間ほどに収まります。
場所・症状・いつから・写真の4つを、1件1行で書く一覧で足ります。巡回の10日前に締め切って、急ぐ順を付けます。当日の夕方に「済・残・見積」の印を付けて返してもらうと、次の回への持ち越しも一覧の上で管理できます。
職人1人で7〜10件ほどです。調整や部品の交換が中心の日は、10件前後になります。戸車の交換や手すりの付け直しのような時間のかかる作業が入る日は、6〜7件ほどです。
9時ごろから16時ごろまで施設にいても、作業に使えるのは4〜5時間です。到着と打ち合わせ、昼の休み、片付けと確かめの時間があり、食事やお昼寝の時間は居室のそばで音を出せないからです。
入居者の方がフロアやリハビリに出ている午前が向いています。3日前までに、居室に入る時間を担当の職員と入居者の方・ご家族に伝えておくと、部屋の前で待つ時間が減ります。お昼寝の時間は、屋外や機械室の作業に回します。
10日前に一覧を締め切り、7日前に写真と型番を添えて送ります。3日前に居室に入る時間を決め、前日に鍵・作業する場所・駐車場所・掲示を整えます。部品がそろい、待つ時間が減るので、件数が伸びます。
近くから1枚と、場所が分かるように離れて1枚の2枚を撮ります。部品のシールや器具の銘板の型番も写すと、職人が合う部品を持って来られます。
入居者の方の安全に関わるものはその日のうちに直し、代わりに一覧の後ろの急がない修理を次の回に回します。安全に関わらないものは次の一覧に書き、金額の大きいものは見積に回します。追加は1日2件までのように上限を決めておきます。
必要はありません。付き添うのは朝の打ち合わせ、居室に入るときの声かけ、終わりの確かめの3つで、合わせて1時間ほどです。介助に呼ばれたときのために、副の受け手を決めておきます。
できます。午前に下地を作って乾かし、午後に仕上げると、1日で終わることがあります。乾きが遅い場所や広い範囲は、仕上げを次の回に回します。
当日の夕方に「済・残・見積」の印を付けた一覧を受け取り、3日以内に写真・使った部品・作業の時間を受け取ります。当日の印で職員に結果を返し、残ったものを次の一覧へ移します。
頼めます。作業の時間に余りが出る月に、30〜60分を見回りに充てます。手すりは月ごとに3分の1ずつ見ると、3か月で一巡します。法律で決まった点検の代わりにはならないので、点検は資格を持つ会社に別に頼みます。
施設のよくある困りごとの一覧はよくある困りごと、頼み先の一覧は設備別の頼み先、ご相談の流れはご相談の流れにまとめています。
監修者
介護施設の営繕・設備管理に30年以上携わり、1,000施設を超える介護・高齢者施設の現場に関わってきました。介護施設の小修繕を月1回の巡回にまとめるときの、当日の時間割と前日までの準備、記録の受け取り方を監修しています。
制度や基準、費用の目安は変わることがあります。手続きや工事の前に、最新の資料と、現地を確かめた見積でご確認ください。
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