がんと家族の相談室
業者の探し方・選び方
設備が壊れるたびに、前にどこへ頼んだかを思い出せず、請求書をめくったり、ネットで探して電話をかけ直したりしていませんか。業者を毎回探すことになるのは、探し方が下手だからではなく、頼んだ記録が残っていないからです。台帳が1つあれば、次からは探すのではなく、開いて電話するだけになります。この記事では、業者台帳に書く欄、分野ごとの並べ方、請求書から作る手順、頼んだ履歴の残し方、紙かデータかの決め方を説明します。
構成：介護施設 修繕の窓口監修：鈴木貴行（介護施設営繕・修繕専門家）更新：読む時間：約20分
この記事が答える質問介護施設の修理業者を毎回探すのが大変です。毎回探さずに済む方法はありますか？
介護施設で修理業者を毎回探すことになるのは、前に頼んだ業者と、その結果の記録が残っていないからです。探す時間は、業者台帳で消せます。台帳に書く欄は、分野、会社名、平日の連絡先、夜間・休日の連絡先、来てもらえる範囲と時間、許可や登録、費用の目安、最後に頼んだ日の8つです。そのうえで、分野ごとに1番手と2番手を並べます。最初の台帳は、過去2年分の請求書を分野ごとに分けるところから作ります。頼んだ修理は別の表に1件1行で残し、機器台帳の管理番号でつなぎます。
この記事の結論
エアコンが止まった、トイレが詰まった。そのたびに、前はどこに頼んだかを思い出すところから始まる施設があります。業者を毎回探すことになるのは、探し方が下手だからではありません。前に頼んだ業者と、その結果の記録が残っていないからです。
| 理由 | 起きていること | 台帳で変わること |
|---|---|---|
| 連絡先が人の携帯の中にある | 前の担当者や事務長の携帯にだけ番号があり、本人がいない日は分からない | 施設の台帳に番号があり、誰でも開ける |
| 請求書が月ごとに綴じてある | 会社名は残っているが、何を頼んだかを探すのに何冊もめくる | 分野ごとに会社が並び、頼んだ中身も1行で分かる |
| 良かったかどうかが残っていない | 前に来た業者が良かったかを、覚えている人がいない | 評価のメモがあり、もう一度頼むかを決められる |
| 来られないときの次がない | いつもの業者が忙しいと、そこから探し始める | 2番手の会社が決まっていて、すぐ次に電話できる |
1件の修理で業者を探す時間は、思い出す、請求書を探す、ネットで探す、電話をかける、断られてかけ直す、の積み重ねです。1回ごとは短くても、年に何十件も修理が出る施設では、合わせると何日分もの時間になります。誰が何時間を修理に使っているかを測る方法は営繕担当者が足りないときは、増やす前に時間を測りますにあります。
台帳を作ると、この積み重ねが「台帳を開いて、1番手に電話する」の1つになります。1番手が来られなければ、同じ行の2番手に電話します。探す時間は、記録を残すことで消せます。
業者台帳は、施設が修理を頼める会社を、分野ごとに並べた一覧です。名前と電話番号だけの連絡先の一覧とは違います。何を頼めるか、いつ来てもらえるか、いくらくらいかかったか、前に頼んでどうだったかまでを、1行に書きます。
似た名前の台帳に、機器台帳があります。機器台帳は「何が、どこに、いつから」あるかの一覧で、業者台帳は「誰に、何を、いくらで頼めるか」の一覧です。2つは、機器台帳の保守の会社の列と、業者台帳の会社の番号でつながります。機器台帳の作り方は機器台帳は、竣工図と現地と保守の会社の3つで作りますにあります。
台帳があると、夜勤の職員や休みの日の当番も、同じ台帳を見て電話できます。事務長や担当者の携帯に電話が集まる形がほどけ、担当者が休んだ日も修理が止まりにくくなります。
台帳の行は、修理のたびに少しずつ育ちます。最初は会社名と番号だけの行でもかまいません。頼むたびに来た早さや費用を書き足すと、1年ほどで「この分野はこの会社」と迷わずに決められる表になります。
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欄を欲張ると、埋まらない空欄が増えて、作る手が止まります。最初は、電話をかけるときに要る8つの欄から始め、使いながら足していきます。
| 欄 | 書くことの例 | どこから調べるか |
|---|---|---|
| 分野と頼めること | 水まわり。詰まり・水漏れ・蛇口の交換 | 請求書の中身、会社の案内 |
| 会社名・所在地・会社の番号 | 会社名、所在地（車で15分）、番号はW-01 | 請求書、名刺 |
| 担当と平日の連絡先 | 担当の名前、会社の代表番号、メール | 名刺、見積書 |
| 夜間・休日の連絡先 | 受付の番号、受ける時間と出動できる時間 | 会社に聞く |
| 来てもらえる範囲と時間 | 平日なら当日か翌日。土日は受付だけ | 前の修理の記録、会社に聞く |
| 許可・登録と期限 | 建設業の許可（管工事）、水道の指定工事店、期限の年月 | 許可証の写し、公的な記録 |
| 費用の目安 | 出張費、1時間あたりの作業費、前回の総額 | 請求書、見積書 |
| 最後に頼んだ日と中身 | 2026年8月、2階の共用トイレの詰まり | 依頼の履歴の表 |
「会社の番号」は、施設で振る短い記号です。分野の記号と通し番号を組み合わせ、水まわりならW-01、電気ならE-01のようにします。履歴や機器台帳に社名の代わりにこの番号を書くと、表どうしをつなぎやすくなります。社名が変わっても困りません。
「許可・登録と期限」の欄には、番号と期限の年月を写します。建設業の許可の有効期間は5年です。水道局が指定する工事店（指定給水装置工事事業者）も、令和元年10月から5年ごとの更新になりました。期限を書いておくと、切れたまま頼むことを防げます。許可や処分の履歴を公的な記録で調べる方法は老人ホームの営繕業者は、公的な記録で確かめられますにあります。
担当者の個人の携帯番号を書くときは、本人の了解を得て、台帳を開ける人の範囲を決めておきます。会社の代表番号や受付の番号を先に書き、個人の番号は控えに回すほうが、担当者が替わったときにも困りません。
慣れてきたら、欄を足します。工事中の事故に備えた保険に入っているか、請求の締め日と支払いの方法、協力会社に回す作業があるか、評価のメモ、の4つです。評価のメモの書き方は、このあとの節で説明します。
台帳は、会社の名前の順ではなく、分野の順に並べます。壊れたときに引くのは「どの会社か」ではなく「何が壊れたか」だからです。分野ごとに、最初に電話する1番手と、1番手が来られないときの2番手を決めます。
| 分野 | 当てはまる修理 | 1番手にする先 | 2番手にする先 |
|---|---|---|---|
| 建具・内装 | ドア・引き戸・床・壁・手すり | いつもの工務店 | 建具や内装の別の会社 |
| 水まわり | 詰まり・水漏れ・蛇口・便器 | 水道局の指定工事店 | 別の指定工事店 |
| 給湯 | 給湯器・ボイラー・貯湯槽 | 保守の契約先かガス会社 | 業務用を扱う設備会社 |
| 電気・照明 | 照明・コンセント・ブレーカー | いつもの電気工事の会社 | 別の電気工事の会社 |
| 空調・換気 | エアコン・換気扇・全熱交換器 | 保守の契約先 | 業務用の空調を扱う会社 |
| 防災の設備 | 火災報知器・スプリンクラー・誘導灯 | 消防設備の点検の会社 | 置きにくい（点検の会社が受ける） |
| 昇降機・自動ドア | エレベーター・自動ドア | 保守の契約先 | 置きにくい（契約先が受ける） |
| 介護の専用機器 | 特殊浴槽・ナースコール・リフト | メーカーか代理店 | まわりの配管と電気は設備会社 |
| 屋根・外壁・外構 | 雨漏り・外壁のはがれ・門扉 | 防水や外装の専門の会社 | 工務店 |
保守の契約がある設備は、契約先を1番手にします。昇降機や消防の設備、特殊浴槽は、契約先が修理の入口になる設備です。別の会社が触ると、保証や契約の扱いが変わることがあります。分野ごとの強い会社と、確かめる資格は設備修理に強い業者は、分野ごとに別の会社ですにまとめています。
2番手は、1番手と別の会社にします。同じ会社の別の担当では、会社が忙しい時期に、そろって来られなくなるからです。夏の空調や冬の給湯のように、どの会社も忙しくなる季節がある分野は、とくに2番手を決めておきます。土日祝に来てくれる会社の決め方は土日祝に修理を頼める業者は、平日のうちに決めておきますにあります。
1つの会社が、いくつもの分野に出てくることもあります。工務店が建具と屋根を、設備会社が水まわりと給湯を受ける、という形です。その会社は分野の数だけ行に書き、会社の番号は同じにしておきます。
最初の台帳は、手元に残っている書類から作ります。いちばん確かな材料は、修理の請求書です。会社名と頼んだ中身と金額が1枚にそろっていて、経理の決まりで一定の期間は保存されているからです。2年分あれば、季節ごとの修理がひととおり入ります。
| 材料 | 拾えること | 抜けやすいこと |
|---|---|---|
| 修理の請求書 | 会社名、頼んだ中身、金額、時期 | 保守の契約の中で直した修理 |
| 見積書 | 担当の名前、単価、出張費 | 頼まずに終わった会社の様子 |
| 保守の契約書 | 契約先、契約の範囲、夜間の受付 | 契約の外で頼んだ修理 |
| 事務所の電話の履歴 | よくかける番号 | 担当者の携帯からかけた分 |
| 機器や分電盤のシール | 保守の会社と連絡先 | 古いシールのまま替わった会社 |
| 前の担当者の話 | 良かった会社、もう頼まない会社とその理由 | 話を聞ける期間が限られる |
分けるときは、請求書1枚を1行にせず、会社ごとにまとめます。同じ設備会社に2年で6回頼んでいたら、1行に「2年で6回、主に詰まりと水漏れ」と書きます。頼んだ回数は、その会社とのつながりの深さの目安になります。
請求書のない修理もあります。保守の契約の中で直した修理や、職員が自分で直した小さな不具合です。保守の契約で直した分は契約書と点検の報告書から、職員が直した分は日誌から拾います。
前の担当者に話を聞けるなら、請求書を分けたあとに聞くと早く済みます。「この会社はどうでしたか」「もう頼まない会社はありますか。なぜですか」と、行ごとに聞いていけるからです。
業者台帳には、会社ごとに1行を書きます。頼んだ修理のひとつひとつは、別の表に1件1行で残します。これが依頼の履歴です。台帳の中に履歴まで書き込むと、行が長くなって読めなくなるからです。
| 欄 | 書くこと | 何に使うか |
|---|---|---|
| 受けた日と頼んだ日 | 10月2日に職員から受け、同じ日に頼んだ | 気づいてから頼むまでの日数を見る |
| 場所と症状 | 2階東の共用トイレ。流すと水位が上がる | 同じ場所の繰り返しを見つける |
| 頼んだ会社の番号 | W-01 | 業者台帳の行につなぐ |
| 機器の管理番号 | 給湯器ならHW-B1-01（機器台帳の番号） | 機器台帳の行につなぐ |
| 来た日と直った日 | 10月3日に来て、その日に直った | 会社ごとの来る早さを見る |
| したことと費用 | 排水管の高圧洗浄、税込3万8,500円 | 費用の目安と予算に使う |
| 次の目安 | 半年後にもう一度見る。来年度に交換を考える | 次の予算と点検に回す |
履歴の1行に2つの番号を書くと、給湯器が止まったときに、こう引けます。機器台帳で型番と保守の会社を見る。履歴で前の修理を見る。業者台帳で連絡先と2番手を見る。3つを行き来しても、迷う所がありません。
履歴がたまると、会社ごとの来る早さや、費用の幅が見えてきます。同じ場所で同じ修理が3回続いていれば、直すより替えることを考える合図です。1年分の履歴は、翌年度の修繕の予算を組む材料にもなります。修繕費が前の年より増えたときの読み方は介護施設の修繕費は、相場より5年分の実績で読みますにあります。
台帳を紙で持つか、データで持つかは、誰が、どの場面で開くかで決めます。どちらか1つに決める必要はありません。元の台帳は1つにして、場面に合わせて写しを作る形が崩れにくくなります。
| 持ち方 | 向いている場面 | 気をつけること |
|---|---|---|
| 紙のファイル | 小さな施設で、開く人が2〜3人 | 書き足すと読みにくくなる。写しが古くなる |
| 表計算のファイル | 分野や会社で並べ替えたい。履歴とつなぎたい | 1人のパソコンの中だけに置かない |
| 法人の共有の場所の表 | 複数の施設や本部と同じ台帳を使う | 直す人と、開ける人の範囲を決める |
| 夜間用の1枚（紙） | 夜勤の職員が自分で電話する | 元の台帳を直したら、その日に貼り替える |
データで持つときに避けたいのは、担当者のスマートフォンの連絡先や、1人のパソコンの中だけに台帳がある形です。その人が休んだり辞めたりすると、台帳ごと見えなくなります。業者の連絡先が特定の人に集まると、営繕の仕事もその人に集中していきます。その起き方とほどく順番は営繕の属人化は、4つの経路を決まった順にほどきますにまとめています。
紙で持つときは、元の台帳を1冊に決め、直すのはその1冊だけにします。事務所と詰所に別々の紙があると、片方だけが直り、もう片方が古いまま残ります。夜間用の1枚には、止まると困る分野だけを載せます。
もう一度その会社に頼むかを決めるときに、いちばん当てになるのは、自分の施設で頼んだときの記録です。ネットの口コミは、住宅の修理や別の地域の話であることが多く、入居者の方がいる中での作業ぶりまでは分かりません。
| 見るところ | 書き方の例 |
|---|---|
| 連絡してから来るまで | 朝9時に電話し、11時に着いた。言った時間どおり |
| 説明 | 原因と直した中身を、写真で見せてくれた |
| 見積と請求の差 | 見積どおり。追加は前もって電話で相談があった |
| 入居者の方への気配り | 居室に入る前に職員を呼んだ。音の出る作業を昼食のあとに回した |
| 片付けと報告 | 養生をはがし、掃除して帰った。報告書は翌日にメールで届いた |
メモは、修理が終わったその日に、立ち会った人が書きます。○・△・×の記号だけにせず、理由を一言添えます。「△：到着が2時間遅れた。前日に連絡あり」と書いておけば、立ち会っていない人でも、次に頼むかを決められます。
業者が信頼できるかは、印象より、できないと言えるか、追加の費用を先に相談するか、といった行動に表れます。その見分け方は業者が信頼できるかは、5つの場面の行動で分かりますにまとめています。メモの欄も、その行動を拾える書き方にしておくと、書く人によって評価がぶれにくくなります。
請求書から台帳を作ると、頼み先がない分野や、1番手しかいない分野が見つかります。壊れてから探すと、急いでいるぶん、選ぶ余裕がなくなります。空いた分野は、壊れる前に埋めておきます。
| 埋め方 | 向いている場面 | 気をつけること |
|---|---|---|
| 今の業者に紹介してもらう | 1番手の会社と長く付き合っていて、その会社が協力会社を知っている | 紹介された会社とも、許可と保険を確かめる |
| 同業の施設や団体に聞く | 近くに付き合いのある施設がある。地域の団体に入っている | 相手の施設と条件が違うことを差し引いて聞く |
| 窓口に頼む | 空いた分野が多く、1つずつ探す時間が取れない | 窓口を通した修理も、依頼の履歴に1行残す |
同業の施設や業界団体から紹介してもらう方法と、紹介のあとに確かめることは修繕業者の紹介は、団体と同業の施設の2つの経路で集めますにまとめています。いつもの業者が忙しくて来られない場面で、窓口を使った方からは、次のようなお話を伺っています。
こういうサービスは初めてだったので正直どうかなと思っていたのですが、修繕したい場所と状況を伝えるだけで相談できたので、思っていたより簡単でした。
ご利用者の声 東京都内・介護施設／施設管理・営繕担当
取材にもとづき掲載しています（施設名は非公開）。内容はご本人の申告によるもので、個人の感想です。
当窓口は、フォームとLINEで24時間ご相談を受け付けています。1回の依頼で最大3社の見積をそろえられ、相談と見積は無料です。窓口を通して頼んだ修理も、依頼の履歴に1行残しておくと、次に同じ分野で困ったときの手がかりになります。
モデルケース：定員70名の特別養護老人ホーム（ショートステイ10床を併設）
業者台帳を作ってから、修理の話を受けて業者と日程が決まるまでの時間が、1件あたり1時間ほどから10分ほどになりました。1件でかける電話も、4〜5本から1〜2本に減りました。いつもの会社が来られない日も、2番手に電話して、その日のうちに来てもらえることが増えました。
このホームでは、営繕を受け持っていた非常勤の職員が退職し、修理の手配が事務長に回ってきました。請求書は月ごとに綴じてあり、どの会社に何を頼んでいたかは、前の職員の記憶に頼っていました。事務長は、修理が出るたびに綴じた束をめくり、見つからなければネットで探していました。年に80件ほどの修理のうち、半分ほどで探し直しが起きていました。
事務長は、事務の職員と2人で、過去2年分の請求書を2週間かけて分野ごとに分けました。出てきた会社は23社で、2年で1回しか頼んでいない会社が9社ありました。この9社を台帳から外すかで迷いましたが、外さずに「未評価」として2番手の候補に残しました。決め手は、夏の空調のように、1番手が来られない時期があると分かったことでした。空いていた屋根・外壁の分野は、近くの施設の事務長に紹介してもらいました。
台帳を作って半年で、評価のメモが40件ほどたまりました。メモがあると、立ち会っていない職員でも、どの会社に頼むかを決められました。夜間用の1枚を詰所に貼ってからは、夜勤の職員が保守の会社に直接連絡する場面も出てきました。
このモデルケースは、介護施設でよく起きる流れをもとに組み立てた例です。実在の施設のお話ではありません。
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台帳は、作った日から少しずつ古くなります。古くなった台帳は、いざというときに番号がつながらず、かえって時間を取ります。古くなる形は、おおむね5つです。
| 古くなる形 | 起きること | 防ぎ方 |
|---|---|---|
| 新しい番号が担当者の携帯にだけ入る | 台帳の番号が古いまま残る | 電話を受けたその日に、台帳の行を直す |
| 会社の担当者が替わる | 担当の名前と番号が合わなくなる | 会社の代表番号と受付の番号を先に書く |
| 会社が廃業する・代替わりする | 1番手がいなくなり、分野が空く | 2番手を決め、年に1回は小さな修理を頼む |
| 許可や登録の期限が切れる | 気づかずに頼んでしまう | 期限の年月を書き、年度末に見る |
| 費用の目安が古くなる | 見積を見ても高いか安いか分からない | 履歴の費用から、年に1回書き換える |
長く頼んでいた地元の会社が廃業したり、代替わりしたりすると、その分野がまるごと空くことがあります。そのときの備えは工務店がいなくなる日は、記録と2社目で備えますにあります。2番手に年に1回は小さな修理を頼んでおくと、いざというときに「初めての施設」として扱われずに済みます。
台帳を直すのは、会社とやり取りした人です。電話を受けた人、立ち会った人が、その日のうちに直します。年度末には、台帳を持つ人が全体を見直します。台帳を誰が持ち、職員からの話を誰が受けるかを決めることは、修繕の窓口を一本にすることにあたります。その進め方は修繕の窓口は、外と中の両方を一本にして効果が出ますにまとめています。
業者台帳のために、ふだんからしておくこと
相見積の候補を急いでそろえる3日の段取りは3日でそろえるのは、見積ではなく候補と日程ですにあります。
台帳に空いた分野があるときや、2番手まで来られないときは、窓口にフォームかLINEでご相談ください。お電話での受付はしていませんが、24時間受け付けています。場所と症状、写真をお送りいただければ、1回の依頼で最大3社の見積をそろえます。見積をご覧になってお断りいただくこともできます。
業者台帳を作り、分野ごとに1番手と2番手の頼み先を決めておきます。次からは、台帳の分野の行を開いて1番手に電話し、来られなければ2番手に電話するだけになります。最初の台帳は、過去2年分の請求書を分野ごとに分けると作れます。
電話をかけるときに要る8つの欄があれば使えます。分野、会社名、平日と夜間・休日の連絡先、来てもらえる範囲と時間、許可・登録、費用の目安、最後に頼んだ日です。保険や支払いの条件、評価のメモは、使いながら足していきます。
社数より、分野ごとに1番手と2番手がそろっているかで見ます。9つの分野に2社ずつで18行ですが、1社が2つ以上の分野を受けることもあるので、社数はそれより少なくなります。
1番手が忙しい日や休みの日に、そこから探し始めずに済むからです。夏の空調や冬の給湯のように、どの会社も忙しくなる時期がある分野では、とくに2番手が役に立ちます。2番手は、1番手と別の会社にします。
修理の請求書を2年分さかのぼるところから始めます。会社名と頼んだ中身と金額がそろっているからです。保守の契約書、見積書、事務所の電話の履歴、機器に貼られた保守の会社のシールも材料になります。
別の表にして、1件1行で残します。台帳に履歴まで書き込むと、行が長くなって読めなくなるからです。履歴の1行に会社の番号と機器の管理番号を書けば、業者台帳と機器台帳の両方につながります。
元の台帳はデータで1つに決め、夜勤の職員が見る分だけを紙の1枚にする形が崩れにくくなります。小さな施設で開く人が2〜3人なら、紙のファイル1冊でも足ります。
本人の了解を得て書き、台帳を開ける人の範囲を決めておきます。先に会社の代表番号と受付の番号を書いておくと、担当者が替わっても連絡がつながります。
候補を見つける手がかりにはなりますが、もう一度頼むかを決めるには、自分の施設で頼んだときの記録のほうが当てになります。口コミは住宅の修理の話であることも多く、入居者の方がいる中での作業ぶりまでは分からないからです。
今の業者に紹介を頼む、同業の施設や業界団体に聞く、窓口に頼む、の3つがあります。急ぐときは探す手間を任せられる先を使い、落ち着いたら台帳の空いた分野を埋めておきます。
電話番号や担当が変わったときは、その日のうちに行を直します。年度末には、許可や登録の期限と費用の目安を書き換え、1年頼んでいない会社に連絡がつくかも確かめます。
共有できます。法人の共有の場所に1つの台帳を置き、来てもらえる範囲と到着の時間の欄だけを施設ごとに分けます。同じ会社でも、施設によって来られる早さが違うからです。
頼み先の選び方の全体は業者の探し方、頼み先の一覧は設備別の頼み先、ご相談の流れはご相談の流れにまとめています。
監修者
介護施設の営繕・設備管理に30年以上携わり、1,000施設を超える介護・高齢者施設の現場に関わってきました。介護施設が修理業者を毎回探さずに済むよう、業者台帳と依頼の履歴を作り、使い続ける方法を監修しています。
制度や基準、費用の目安は変わることがあります。手続きや工事の前に、最新の資料と、現地を確かめた見積でご確認ください。
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