がんと家族の相談室
外注・効率化
修理のたびに業者を探し、何社にも電話をかけ、施設長に説明する。事務長の机には、本来の仕事の合間に、修理の話が次々に積み上がります。修繕の窓口を一本にすると、この仕事はどう変わるのでしょうか。この記事では、当窓口をご利用の事務長3人に取材で伺ったお話を軸に、変わったこと、残ったこと、一本化の手順を整理します。お話で足りない部分は、介護施設でよくある流れとして書き分けています。
構成：介護施設 修繕の窓口監修：鈴木貴行（介護施設営繕・修繕専門家）更新：読む時間：約19分
この記事が答える質問修繕の窓口を一本化すると、事務長の仕事はどう変わる？一本化した事務長は、何が楽になった？
修繕の窓口を一本化すると、事務長の仕事で変わるのは主に3つです。1つめは、修理のたびに一から業者を探す時間がなくなること。2つめは、何を伝えればよいかが整理され、場所・症状・写真を送れば話が進むようになること。3つめは、見積や日程のために何社にも電話をかけなくてよくなることです。いっぽう、修理か交換かを決めること、費用の承認、施設長への説明と工事の日の段取りは、一本化しても施設に残ります。取材で伺った事務長の声にも、探す手間と電話が減ったことが表れています。伝えるだけで話が進んだこと、説明を受けて施設長と相談できたことも語られています。
この記事の結論
修繕の窓口を一本にすると、事務長の仕事で変わるのは、おもに3つです。修理のたびに一から業者を探す時間、何を伝えればよいかの整理、見積や日程のためにかける電話の数です。どれも修理そのものではなく、修理の前後にある段取りの仕事です。
| 変わったこと | 一本化の前（よくある流れ） | 一本化の後（よくある流れ） |
|---|---|---|
| 業者を探す時間 | 前任者のメモやインターネットで探し、断られたら次を探す | 窓口に、修理したい場所と状況を伝える |
| 何を伝えるか | 業者ごとに、電話で一から説明し直す | 場所・症状・写真・型番を、1回の相談でまとめて送る |
| 電話の数 | 見積のために何社にも電話し、日程の調整でも何度もかける | 窓口とのやり取りが中心になり、業者と話すのは日程の確認と立ち会い |
表の中身は、介護施設でよくある流れとして書いています。取材で伺った事務長のお話は、このうちの一部にあたります。次の節から、お話を引きながら、変わったことを1つずつ見ていきます。
変わらないものもあります。修理か交換かを決めること、費用を承認すること、施設長への説明と工事の日の段取りは、窓口を一本にしても施設に残ります。残る仕事は、後半の節で整理します。
多くの介護施設では、営繕の担当者がいないか、いても1人です。職員が見つけた不具合の話は、施設長を通って、あるいは直接、事務長の机に集まります。事務長は、経理や労務、入居の手続きの合間に、修理の段取りを受け持つことになります。ここからは、取材のお話だけでは分からない部分を、介護施設でよくある流れとして書きます。
| 仕事 | 中身 | 手間がかかる理由 |
|---|---|---|
| 業者を探す | 分野ごとに、頼める業者を探す | 前任者のメモしかなく、小さな修理は断られることがある |
| 説明する | 業者ごとに、場所や症状を電話で伝える | 業者が替わるたびに、同じ説明を一からする |
| 見積をそろえる | 相見積のために、何社かに来てもらう | 日程の調整だけで、何度も電話をかける |
| 施設長に説明する | 修理か交換か、いくらかかるかを伝える | 業者によって言うことが違い、比べる材料がそろわない |
| 立ち会う | 工事の日に鍵を開け、入居者の方に声をかける | 業者の着く時間が読めず、待つことがある |
| 支払いと記録 | 請求書を受け取り、支払いの手続きをする | 業者ごとに請求の形が違い、何を直したかが散らばる |
一つひとつは小さな仕事ですが、修理が重なる時期には、事務長の1日がこの段取りで埋まります。夏の空調、冬の給湯器、台風のあとの雨漏りのように、修理は季節で集まるからです。
営繕を兼ねる事務長や施設長の負担を、仕事の分け方から減らす方法は兼務の限界は判断に表れます。手配と記録から手放しますにまとめています。
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設備が止まったら、
写真1枚から相談できます。
1つめの変化は、修理のたびに一から業者を探す時間です。取材で伺った事務長の1人は、特殊浴槽の不具合で窓口に相談したときのことを、こう話しています。
何より助かったのは、私自身が一から業者を探して何社にも電話をする必要がなかったことです。
ご利用者の声 東京都内・介護施設／事務長
取材にもとづき掲載しています（施設名は非公開）。内容はご本人の申告によるもので、個人の感想です。
特殊浴槽のような専用の機器では、どこに頼めばよいかを探すところから時間がかかります。メーカーか、代理店か、設備の業者か。分からないまま電話をかけ、別の会社を紹介され、またかけ直す。こうした流れは、介護施設でよく起きます。
窓口を一本にすると、この1から4がまとめてなくなります。事務長がするのは、修理したい場所と状況を窓口に伝えることです。どの業者が合うかを考える手間は、窓口の側に移ります。
探す時間が減ると、修理が早く直ることにもつながります。業者を探している間も、不具合はそのまま残っているからです。毎回業者を探す状態から抜けるための、業者台帳の作り方は修理業者を毎回探す手間は、業者台帳で消せますにまとめています。
2つめの変化は、修理の相談で何を伝えればよいかが整理されたことです。小さな修繕の相談をした事務長は、最初のためらいと、相談したあとの感じ方を、こう話しています。
「こんな小さな修繕でも相談していいのかな」と最初は思いましたが、実際に相談してみると、内容を伝えるだけで話が進むので非常に助かりました。
ご利用者の声 埼玉県内・介護老人保健施設／事務長
取材にもとづき掲載しています（施設名は非公開）。内容はご本人の申告によるもので、個人の感想です。
伝えるだけで話が進むようにするには、伝える中身が決まっていることが助けになります。業者ごとに電話で説明していたときは、相手によって聞かれることが違い、そのたびに現場を見に戻ることがありました。伝える中身を決めておけば、1回の相談で足ります。
| 伝えること | 書き方の例 | 伝えると進むこと |
|---|---|---|
| 施設の種類と所在地 | 介護老人保健施設、〇〇市 | 近くで受けられる業者の見当がつく |
| 場所 | 2階東の浴室の脱衣所 | 作業の範囲と、養生の広さが分かる |
| 症状 | 扉を閉めると床にこすれ、最後まで閉まらない | 持っていく部品と道具の見当がつく |
| 写真 | 扉の全体と、こすれている所の近く | 下見を省けることがある |
| 機器の銘板 | メーカー名・型番・製造年（機器のとき） | 部品があるか、修理できる年式かが分かる |
| 急ぎかどうか | 入居者の方が使えない、使えるが不便 | その日に手配するか、日を選ぶかが決まる |
| 立ち会える日時 | 平日の午後、入浴のない時間 | 工事の日程がすぐに組める |
7つ全部がそろわなくても、相談はできます。写真と場所だけでも、話は始められます。小さな修繕を「こんなことで」と後回しにすると、不具合が広がってから大きな工事になることもあります。小さな修理の頼み先と束ね方は「ちょっとした修理」は、職人の種類ごとに束ねて頼みますにまとめています。
職員から事務長に不具合の話を上げてもらうときの様式も、この表に合わせておくと便利です。書き直さずに、そのまま窓口へ送れるからです。
3つめの変化は、電話の数です。修理を1件頼むまでに事務長がかける電話は、思っているより多くなります。相見積のために3社に頼めば、下見の日程、見積の催促、工事の日程と、1社に何度もかけることになるからです。ここも、介護施設でよくある流れとして書きます。
| 場面 | 一本化の前 | 一本化の後 |
|---|---|---|
| 業者を探す | 候補に順にかけ、受けてもらえるかを聞く | 窓口に1回相談する |
| 下見の日を決める | 業者ごとに、空いている日を聞いて合わせる | 立ち会える日時を、相談のときに先に伝えておく |
| 見積をそろえる | 届いていない業者に、催促の電話をかける | 同じ条件の見積を、窓口を通して受け取る |
| 工事の日を決める | 入浴や食事の時間を避けて、業者と合わせる | 決めた業者と、日程の確認をする |
| 結果を確かめる | 直ったか、追加の費用がないかを聞く | 完了の報告を、記録として受け取る |
電話が減ると、事務長の時間が空くだけでなく、話が途中で食い違うことも減ります。電話で聞いた金額や日程は、メモに残さないと、あとで確かめられないからです。文字でやり取りした中身は、そのまま記録として残ります。
ただし、電話がまったくなくなるわけではありません。工事の日の段取りや当日の細かな変更は、業者と直接話すほうが早いこともあります。設備の故障をまとめて頼む3つの形は介護施設の設備の故障を、まとめて頼む形は3つありますにまとめています。
窓口を一本にしても、施設に残る仕事があります。修理か交換かを決めること、費用を承認すること、施設長への説明、工事の日の立ち会いと入居者の方への声かけです。ここは窓口が肩代わりできません。変わるのは、決めるための材料がそろった状態で考えられるようになることです。エアコンが急に冷えなくなったときに相談した事務長は、こう話しています。
施設側としては、修理で済むのか、交換したほうがいいのか判断しづらかったのですが、必要な対応について説明してもらえたので、施設長とも相談しながら進めることができました。
ご利用者の声 東京都内・介護施設／事務長
取材にもとづき掲載しています（施設名は非公開）。内容はご本人の申告によるもので、個人の感想です。
| 施設に残る仕事 | 誰がするか（例） | 窓口から受け取れる材料 |
|---|---|---|
| 修理か交換かを決める | 事務長と施設長 | 修理で済む見込みと交換が要る見込みの説明、それぞれの見積 |
| 費用を承認する | 決めた金額の線に応じて、事務長・施設長・本部 | 見積の内訳と、工事の日数 |
| 施設長や本部に説明する | 事務長 | 見積、説明の中身、写真 |
| 立ち会いと入居者の方への声かけ | 事務長か、現場のリーダー | 業者の着く時間と、作業の範囲 |
| 不具合に気づいて伝える | 介護や看護の職員 | なし（施設の中で集める） |
決めるのは施設ですが、材料がそろっていれば、施設長との相談も短く済みます。修理と交換の両方の見積が並んでいると、あと何年使いたいか、予算をいつ使うかで話ができるからです。施設長や本部に出す稟議書の書き方は修繕の稟議書は、承認者の4つの問いに答えて書きますにまとめています。
事務長が修繕の窓口を一本にするときは、次の5つの段階で進めます。書き出しに1か月、決めるのに2〜3週間ほどが目安です。
2つめの範囲は、最初から全部にしなくてもかまいません。業者探しにいちばん時間がかかっている分野や、小さな修繕だけから始めて、うまく回れば広げます。
4つめの線を引くとき、社会福祉法人では見積の社数の決まりも合わせて確かめます。工事の請負の見積合わせは、令和8年4月から、400万円以下なら2社、超えると3社以上が基本です。
3つめの受け手を決めるのは、外の窓口を一本にしても、施設の中で話が止まると効き目が出ないからです。施設の中の報告の窓口まで含めた進め方は修繕の窓口は、外と中の両方を一本にして効果が出ますにまとめています。
窓口を一本にするかどうかで、事務長が迷うところはおおむね決まっています。迷うのは自然なことです。理由ごとに確かめることを分けておくと、決めやすくなります。
| ためらう理由 | 考え方 | 確かめること |
|---|---|---|
| 小さな修繕で相談してよいのか | 小さな修繕ほど、業者探しの手間が割に合わない。窓口に寄せる意味がある | 小さな修繕も受けてもらえるか、費用はかかるか |
| 費用が高くならないか | 手数料を施設が払う形と、施設からは見えない形がある | 手数料を誰が払うか、見積に含まれるか |
| 今の業者との付き合いはどうなるか | 急ぎや専用の機器は、今の業者に直接頼み続けてよい | 窓口を通す範囲と、直接頼む範囲の線 |
| 急ぎのときに間に合うか | 受付の時間と、業者が来るまでの時間は別のもの | 夜間や休日の受付の方法と、手配までの日数 |
| 施設長や本部が認めるか | 承認の線と報告の形を先に決めれば、説明しやすい | 法人の契約の決まりと、見積の社数 |
費用の心配は、手数料の形を聞けば中身が分かります。施設が払う形もあれば、業者が払う形もあります。手数料の形と相場は営繕の代行の手数料は、誰が払っているかで見え方が変わりますにまとめています。
一本にまとめると楽になる代わりに、職人との直接のやり取りや、単価の見えやすさを手放す面もあります。何を手放し、どう残すかはワンストップで楽になる分、3つを手放します。一部は残せますにまとめています。
窓口を一本にして変わったかどうかは、感じ方だけでなく、数字でも確かめます。始める前に書き出した1か月分の数字と、始めて3か月後の1か月分を比べます。見るのは、事務長が自分の手元で数えられる3つです。
比べるときは、修理1件あたりにそろえます。季節によって修理の件数が違うので、合計で比べると、件数の多い月のほうが悪く見えるからです。あわせて、頼んでから直るまでの日数も並べておくと、入居者の方の暮らしへの影響まで見えます。
数字がよくならないときは、どこで止まっているかを見ます。施設の中で話が事務長に届くまでに日数がかかっているのか、窓口から業者が決まるまでに日数がかかっているのか。止まっている所によって、直す相手が違います。誰がどれだけの時間を修理に使っているかを測る方法は営繕担当者が足りないときは、増やす前に時間を測りますにまとめています。
モデルケース：定員100名の特別養護老人ホーム（ユニット型・短期入所を併設）
窓口を一本にしてから1年で、修理1件あたりに事務長がかける電話は、平均7本ほどから2本ほどに減りました。業者を探す時間は、1件あたり半日ほどから、写真と症状を送る15分ほどになりました。修理の記録が1つの流れで残るようになり、翌年度の修繕の予算を、件数と費用の表から組めるようになりました。
このホームには営繕の担当者がおらず、事務長が修理の段取りを兼ねていました。前の事務長のメモには、業者の名前と電話番号しかありませんでした。夏に居室の空調の故障が重なった週には、事務長の時間の多くが、業者探しと電話でふさがりました。事務長は、窓口を使うと費用が上がるのではないか、今の業者との付き合いがなくなるのではないか、と迷っていました。
事務長は、まず1か月分の修理と電話の数を書き出しました。そのうえで、急ぎの修理と特殊浴槽の保守はこれまでの業者に直接頼み、それ以外の修理を窓口に相談すると決めました。職員からの修理の話は、各ユニットのリーダーが集めて事務長に届けます。20万円までは事務長、それを超えると施設長が決める線も引きました。決め手は、範囲を絞れば、今の業者との付き合いを残せると分かったことでした。
| 時期 | 起きたこと | 事務長がしたこと |
|---|---|---|
| 4〜6月 | 範囲と線を決め、建具や水まわりの小さな修理から窓口に相談し始めた | 電話の数と探した時間を、修理ごとに書き続けた |
| 7〜9月 | 居室の空調の故障が重なった | 写真と型番を送り、修理と交換の見積を並べて施設長と決めた |
| 10〜12月 | 台風のあとの雨どいの修理と、給湯器の点検が続いた | 冬の前に、古い給湯器の部品があるかを確かめた |
| 1〜3月 | 1年分の記録を、件数と費用の表にした | 翌年度の予算に、交換が近い機器を入れた |
1年を通して見ると、修理が集まる時期にも、事務長の手が止まらなくなったことが、いちばんの変化でした。
このモデルケースは、介護施設でよく起きる流れをもとに組み立てた例です。実在の施設のお話ではありません。
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窓口を一本にすると、事務長の仕事は、電話をかける仕事から、記録を読んで伝える仕事に変わっていきます。相談と見積と結果が1つの流れで残るので、月に1回、施設長や本部に1枚の報告を出せるようになります。
| 載せること | 中身 | 施設長や本部が判断できること |
|---|---|---|
| その月の修理の一覧 | 場所、中身、費用、頼んだ日と直った日 | どこで修理が多いか |
| 止まっている修理 | 直っていない修理と、その理由 | 承認や予算を急ぐ修理があるか |
| 交換を考える機器 | 修理を重ねている機器と、交換の見積 | 来年度の予算に入れるか |
| 費用の合計 | その月の合計と、年度の初めからの合計 | 予算の残りで足りるか |
1枚の報告は、施設長と話す時間を短くします。修理の話を1件ずつ口頭で伝えていたときは、同じ説明を何度もすることがありました。報告の形が決まっていれば、施設長は月に1回目を通し、気になる行だけを聞けば済みます。
1年分の報告がたまると、翌年度の修繕の予算の材料になります。修理の多い分野、交換が近い機器、季節ごとの費用の出方が見えるからです。予算の組み方は修繕の予算は、前の年の秋から3つの区分で組みますにまとめています。
平常時にしておくこと
複数の施設を持つ法人が修繕業者をそろえる進め方は修繕業者の統一は、分野ごとに3か月で進めますに、ほかのご利用者の声はご利用者の声にまとめています。
修理の相談先を一本にしたいときは、窓口にフォームかLINEでご相談ください。受付は24時間で、お電話での受付はしていません。修理したい場所と状況、写真をお送りいただければ、1回の依頼で最大3社の見積をそろえます。相談と見積は無料で、お断りいただくこともできます。
修理のたびに業者を一から探す時間、何を伝えるかの整理、見積や日程のためにかける電話の数の3つが変わります。修理か交換かを決めることや、費用の承認は施設に残ります。
あります。小さな修繕ほど、業者を探す手間が修理の大きさに見合わなくなるからです。写真と場所だけでも、相談は始められます。
施設の種類と所在地、場所、症状、写真、機器の銘板（メーカー名・型番・製造年）、急ぎかどうか、立ち会える日時の7つです。全部そろわなくても、写真と場所があれば話を始められます。
なくなりはしません。工事の日の段取りや当日の細かな変更は、業者と直接話すほうが早いこともあります。減るのは、業者を探す電話と、見積や下見の日程を合わせる電話です。
相談できます。修理で済む見込みと交換が要る見込みの説明、それぞれの見積を受け取れれば、施設長と並べて比べられます。決めるのは施設です。
修理か交換かを決めること、費用の承認、施設長や本部への説明、工事の日の立ち会いと入居者の方への声かけです。窓口が受け持つのは、決めるための材料をそろえるところまでです。
書き出した1か月分の数字と、頼む範囲・承認の線・報告の形の案を一緒に見せます。業者を探した時間と電話の数が見えると、何のために一本にするのかが伝わりやすくなります。
月に1回、修理の一覧、止まっている修理、交換を考える機器、費用の合計を1枚にまとめて出します。施設長は気になる行だけを聞けばよくなり、説明の時間が短くなります。
範囲を決めれば、付き合いは残せます。急ぎの修理や専用の機器の保守は今の業者に直接頼み、それ以外を窓口に相談する、という分け方もできます。
施設の修理の件数で変わるので、決まった時間はありません。始める前の1か月分、業者を探した時間と電話の数を書き出しておくと、空いた時間を数字で確かめられます。
できます。営繕の担当者がいない施設ほど、業者探しと電話の手間が事務長に集まっているので、変化が出やすくなります。職員からの修理の話を集める人は、施設の中で決めておきます。
当窓口はフォームとLINEで24時間受け付けていますが、お電話の受付はありません。水があふれているなど、その場で手を打つ必要があるときは、施設で決めた急ぎの連絡先を先に使います。
施設のよくある困りごとの一覧はよくある困りごと、頼み先の一覧は設備別の頼み先、ご相談の流れはご相談の流れにまとめています。
監修者
介護施設の営繕・設備管理に30年以上携わり、1,000施設を超える介護・高齢者施設の現場に関わってきました。介護施設の事務長が修繕の窓口を一本にするときの、仕事の変わり方と施設に残る仕事の整理を監修しています。
制度や基準、費用の目安は変わることがあります。手続きや工事の前に、最新の資料と、現地を確かめた見積でご確認ください。
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体調の急な変化は、主治医・病棟・訪問看護へ。命に関わるときは119番へ。 ポリシー
