がんと家族の相談室
補助金
業者から「資材が値上がりするので、早めに契約を」と勧められた。理事会でも、雨漏りがひどいので早く始めたいという声が出ている。けれども、補助金を使う工事では、交付の決定より前の契約や着工が、補助を受けられなくなる原因になります。この記事では、交付決定の前に着工してはいけない理由と例外、補助を使う大規模修繕の申請から完了までの流れと月数を、段階ごとの書類とあわせて示します。
構成：介護施設 修繕の窓口監修：鈴木貴行（介護施設営繕・修繕専門家）更新：読む時間：約19分
この記事が答える質問補助金の交付決定前に着工してもいい？介護施設の大規模修繕は、補助の申請から完了まで何か月かかる？
補助金の交付決定前に着工すると、その工事は補助の対象から外れるのが原則です。決定の前に結んだ工事の契約も、着手とみなす県があります。交付の決定は「この工事に、この条件で、いくらまで出す」という県の約束で、その前の支出は約束の外になるからです。長野県の基金の要綱は「交付決定前に着手することはできない」と定め、やむを得ない事由を知事が認めたときだけ「指令前着手届」で例外を認めます。その届でも、交付が決まらなくても異議を言わないと誓います。補助を使う大規模修繕は、前の年の調査から完了の報告まで、1年半ほどかかります。
この記事の結論
補助金を使う工事では、交付の決定より前に結んだ契約や、始めた工事は、補助の対象から外れるのが原則です。長野県の基金の補助の要綱には「補助事業は、交付決定前に着手することはできないものとする」とあります。広島県の令和7年度分の案内にも「交付決定前の工事請負業者との契約、着工等は認められません」と書かれています。
理由は3つあります。1つ目は、交付の決定が「この工事に、この条件で、いくらまで出す」という県の約束で、その前の支出は約束の外になることです。2つ目は、補助の工事には、入札など業者の選び方の決まりがつくことです。決定の前に契約すると、決まりに沿って選んだことを示せません。3つ目は、直す前の状態を示しにくくなることです。
| 理由 | 中身 | 施設への影響 |
|---|---|---|
| 約束の前の支出になる | 交付の決定は、工事の中身と補助の額と条件を決める約束 | 決定の前に払う約束をした分は、補助の外になる |
| 業者の選び方の決まり | 補助の工事には、入札など決まった選び方が求められる | 決まりに沿って選んだことを示せない |
| 直す前の状態を示す | 県は写真や図面で、直す前の状態と工事の要否を見る | 始めてしまうと、工事が要ったことを示しにくい |
「着手」は、工事を始めた日だけを指すとは限りません。県によっては、内示や交付の決定の前の工事の契約も、着手とみなします。業者に注文書を出す、資材を手配させる、といったことが、契約と同じに扱われることもあります。どこからが着手に当たるかは、交付の条件と県の担当で確かめます。
交付の決定の前に着手してしまうのは、たいてい悪気のない場面です。業者の勧めや、法人の中の段取りの都合で、気づかないうちに契約や発注に当たることをしてしまいます。よくある場面を先に知っておくと、防げます。
| 場面 | 起きること | 防ぎ方 |
|---|---|---|
| 業者に資材の先押さえを勧められる | 注文書や手付金が、契約と同じに扱われる | 「交付の決定まで何も発注しない」と業者に書面で伝える |
| 理事会で契約の日まで決めてしまう | 決定の前の日付で契約書を交わす | 議案に「交付の決定のあとに契約」と書く |
| 足場だけ先に組む | 工事の一部を始めたとみなされる | 足場も工事の一部として、決定のあとに回す |
| 古い設備の撤去を先にする | 撤去も工事の始まりに当たる | 撤去が補助の対象の工事に入るかを県に聞く |
| 年度末の予算で先に発注する | 補助を待たずに工事が始まる | 補助を使う工事と、使わない工事の予算を分ける |
理事会の議案は、とくに気をつけるところです。理事会で工事を決めること自体は、交付の決定の前でもかまいません。けれども、議案に契約の日を書いたり、決定の前の契約を理事長に任せたりすると、うっかり着手につながります。議案の書き方と、補助が出た場合・出なかった場合の資金の示し方は理事会が見るのは見積ではなく、傷み・30年の総額・資金・先送りの4つですにあります。
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交付の決定の前に、どうしても工事を始めなければならないこともあります。そのため、例外の手続きを設けている県があります。長野県の基金の要綱では、知事が「やむを得ない事由があると認めた場合」に、「指令前着手届」を出して着手できます。
ただし、この届は補助を約束するものではありません。長野県の届には「本件に係る交付決定がされなかった場合において、異議は申し立てません」と誓う文があります。届を出して始めた工事に補助が出なければ、その費用は法人が払います。事前着手は、補助が出なくても工事をすると決めたうえで使う手続きです。
| 確かめること | なぜ確かめるか |
|---|---|
| 届の制度があるか | 県や補助の種類によって、例外の手続きがないことがある |
| やむを得ない事由に当たるか | 雨漏りや設備の停止などの急ぎぐあいを、写真と記録で示す |
| 届の様式と出す時期 | 着手の前に出すのが基本。様式と時期を県に確かめる |
| 補助が出なかった場合の資金 | 自己資金や借入れで払えるか |
| 業者の選び方 | 急いでいても、入札などの決まりに沿う必要があるか |
急ぐのが一部分だけなら、届を出すより、応急の修理を補助と分けて自己資金で先にするほうが確かなこともあります。雨漏りの止水や、止まった設備の仮の手当てがそうです。その場合は、応急の修理の範囲と金額、写真を記録し、補助で直す範囲と重ならないように県に伝えておきます。
補助を使う大規模修繕は、工事をする年度の前の年から、7つの段階で進みます。前の年の調査、協議、内示、交付の申請と決定、入札と契約、工事、完了の報告と補助金の受け取りです。県や補助の種類で呼び方や順番が少し違いますが、骨組みは似ています。
施設の手がいちばんかかるのは、1と2の書類づくり、5の入札、7の完了の報告です。そのほかの時期は、県からの問い合わせに答えながら待つ時間が長くなります。待つ時間に、次の段階の準備を前倒しすると、全体が短くなります。
1の調査に何を出すかは、制度ごとに違います。地域医療介護総合確保基金の場合の対象と、要望の書き方は基金で大規模修繕の補助を受けるには、まず創設の条件を確かめますにまとめています。
7つの段階に、それぞれどのくらいかかるかを並べると、前の年の調査から完了の報告まで、1年半ほどになります。内示の時期は県で違い、秋になる県では2年近くかかることもあります。表の月数は、外壁と屋上、設備の更新を合わせた大規模修繕の目安です。
| 段階 | 時期と月数の目安 | 施設が出す主な書類 |
|---|---|---|
| 1. 前の年の調査 | 工事の前の年の7〜9月ごろ。準備に1〜2か月 | 調査票、概算見積、劣化の写真 |
| 2. 協議 | 前の年の冬〜工事の年度の春。1〜3か月 | 協議の書類、図面、写真、見積、資金の計画 |
| 3. 内示 | 工事の年度の春〜秋（県で違う） | （待つ。県からの問い合わせに答える） |
| 4. 交付の申請と決定 | 内示から1〜2か月 | 交付申請書、事業計画書、収支予算書、理事会の議事録など |
| 5. 入札と契約 | 決定から1〜2か月 | 入札の結果の届、契約書の写し |
| 6. 工事 | 3〜8か月（工事の中身による） | 下請の報告、変更や延長の承認の申請 |
| 7. 完了の報告と受け取り | 完了から1か月以内に報告（長野県の例）。受け取りまで1〜2か月 | 実績報告書、工事の写真、支払いの証拠 |
広島県の令和7年度分の例では、調査の締切が令和6年9月24日で、県の内示は「秋頃」の見込みとされていました。この場合、調査から内示までが1年ほどです。内示のあとに交付の申請、入札と進むと、着工は年度の終わり近くになり、工事は次の年度にかかります。年度をまたぐときの扱いは、交付の申請の前に県に確かめます。
令和9年度（2027年度）の補助を使うなら、1の調査は2026年の夏〜秋にすでに行われています。今からの準備と、調査に間に合わなかったときの道は令和9年度の修繕の補助は、まず県の調査が済んだかを確かめますにあります。
内示が出たら、交付の申請に進みます。内示は「この額で補助する見込み」という知らせで、交付の決定とは別のものです。申請の書類を出し、県が審査して、交付の決定の通知が届きます。契約と着工ができるのは、そのあとです。
| 読むところ | 中身の例 | すること |
|---|---|---|
| 補助の額と対象の経費 | 補助の上限の額と、対象になる工事の範囲 | 見積の対象・対象外の分け方と照らす |
| 業者の選び方 | 入札など、契約の方法の条件 | 入札の準備の手順を決める |
| 変更のときの承認 | 中身や経費の配分を変えるときは、前もって承認を受ける | 工事の会社にも伝える |
| 完了の期限 | 年度内に終える。遅れるときは前もって申請する | 工程表の終わりの日と照らす |
| 報告と書類の保存 | 実績報告の期限、帳簿と証拠の書類の保存 | 書類の置き場所と担当を決める |
交付の申請に、理事会の議事録を求められることがあります。理事会を開く時期が内示のあとになると、申請が遅れ、その分だけ着工も遅れます。内示の見込みの時期に合わせて、理事会の日程を前もって押さえておきます。
通知の中で見落としやすいのは、業者の選び方と、変更のときの承認の欄です。補助の工事の業者の選び方にどんな条件がつくかは補助を使う工事では、相見積か入札かを交付の条件で確かめますにまとめています。
補助の工事の業者は、交付の決定のあとに選びます。県の要領で、一般競争入札を原則にしている例があります。栃木県の要領（令和8年4月1日適用）は「一般競争入札（条件付き一般競争入札）を原則」とし、入札の1か月前には公告するよう求めています。埼玉県の基準も、一般競争入札を原則にしています。
公告から開札までには、業者が見積をする期間も要ります。建設業法施行令は、予定価格が500万円以上5,000万円未満なら10日以上、5,000万円以上なら15日以上の見積の期間を求めています。大規模修繕では、公告から契約まで1〜2か月を見込みます。
入札の準備のうち、仕様書と図面、予定価格の基になる設計書は、交付の決定の前に作っておけます。前倒ししておけば、決定の通知が届いた週に公告を出せます。ただ、設計の契約の時期にも決まりがある補助があるので、設計を頼む日は県に確かめます。入札の手順そのもの（仕様書・現場説明・開札・評価）は日常は工務店と年間で付き合い、大きな工事は入札などで比べて選びますにあります。
開札のあとは、理事会で落札した業者との契約を決め、契約を結びます。栃木県の要領は、立会者の署名のある入札結果の届と、契約書の写しを、県の所管課に出すよう求めています。埼玉県の基準では、入札の結果を入札後1週間以内に報告します。
工事が始まると、県へ出すものと、施設に残すものが増えます。どちらも、あとの完了の報告で使います。工事中にいちばん気をつけるのは、中身や工期が変わるときです。変える前に県に相談し、承認が要るものは、承認を受けてから変えます。
| いつ | 県へ出すもの | 施設に残すもの |
|---|---|---|
| 契約のあと | 契約書の写し、下請の業者の報告（栃木県の例） | 工程表、施工の体制の書類 |
| 工事の途中 | 中身を変えるときの、変更の承認の申請 | 工事の写真（隠れる部分は、隠れる前に撮る） |
| 遅れが分かったとき | 完了の期限を延ばす承認の申請（長野県の例） | 遅れの理由の記録 |
| 完了のとき | 完了の届（県による） | 検査の記録、引渡しの書類、保証書 |
長野県の基金の要綱には、事業の内容の変更、中止や廃止、完了の期限の延長に、それぞれ申請の様式があります。工事の会社から「下地が思ったより傷んでいる」と言われたら、その場で追加を決めず、写真と見積をもらって県に相談します。追加の分に補助が出るかは、県の判断です。認められなければ、増えた分は法人が払います。
工事の写真は、完了の報告で「補助の対象の工事を、契約どおりにした」ことを示す材料になります。防水の下地や壁の中の配管のように、仕上がると見えなくなる部分は、隠れる前に撮ってもらいます。写真の撮り方と、追加や変更のときの決め方は、契約の前に工事の会社と決めておきます。契約書で確かめる点は工事の契約書は、追加と事故の扱いから読みますにあります。
工事が終わったら、期限までに実績報告を出します。長野県の基金の要綱では、補助事業が完了した日から1か月を過ぎた日か、交付の決定の年度の3月31日の、どちらか早い日が期限です。県が書類を審査して補助の額を確定し、その通知のあとに補助金を請求して受け取ります。
| 書類 | 中身 | 用意する人 |
|---|---|---|
| 実績報告書 | した工事と、かかった経費 | 事務長 |
| 契約書と変更契約書の写し | 契約の金額と、変更の中身 | 事務長 |
| 工事の写真 | 工事の前・途中・後。隠れる部分 | 工事の会社 |
| 検査の記録 | 完了の検査をした日と結果 | 設計者・工事の会社 |
| 支払いの証拠 | 請求書と、振込の記録 | 会計の担当 |
補助金が入るのは、工事代金を払ったあとです。工事の会社への支払いと補助金の入金のあいだには、数か月の間があくことがあります。その間を手元の資金で払うか、借入れでつなぐかを、資金の計画に入れておきます。長野県の要綱のように、概算払いの請求の様式を設けている補助もあるので、使えるかを県に聞きます。修繕の予算をいつから組むかは修繕の予算は、前の年の秋から3つの区分で組みますにあります。
補助で直した建物や設備は、要綱や県の決まりで定められた期間、承認なしに用途を変えたり、売ったり、壊したりできません。国の補助では、補助金等に係る予算の執行の適正化に関する法律の第22条が、この決まりの根拠です。数年後に使い方を変える予定があるときは、前もって県に相談します。会計での扱いと見積の分け方は修繕費か資本的支出かは、見積の分け方で判断しやすくなりますにまとめています。
モデルケース：定員50名の軽費老人ホーム（ケアハウス・築30年）
屋上の防水と外壁の改修、給湯の設備の更新を、補助を使って進めました。前の年の8月の調査から、完了の報告まで18か月、補助金の受け取りまで19か月でした。交付の決定の前には何も発注しなかったので、補助の対象から外れた経費はありませんでした。決定の通知が届いてから契約までは6週間でした。
ケアハウスでは、最上階の2室で雨のしみが出ていて、理事の一人は「補助を待たずに早く直すべきだ」と考えていました。工事の会社からも、資材の値上がりを理由に、早めの契約を勧められていました。事務長は、補助を使うなら決定を待つと聞いていたものの、どこまで待てばよいのか、確かな答えを持っていませんでした。
事務長は県の担当に、着手に当たることの範囲と、事前着手の届があるかを聞きました。そのうえで理事会に、雨のしみの2室だけは応急の修理を自己資金で先にし、残りは交付の決定を待つ案を出しました。決め手は、応急の修理なら30万円ほどで済み、補助で直す範囲と分けて記録できると分かったことでした。待つ間に、入札の仕様書と図面を設計事務所と仕上げました。
内示は工事の年度の6月に出ました。仕様書と図面を先に仕上げていたので、決定の通知が届いた週に公告を出せ、10月に着工できました。応急の修理の範囲と写真を県に伝えていたので、補助で直す範囲との重なりを問われることもありませんでした。
このモデルケースは、介護施設でよく起きる流れをもとに組み立てた例です。実在の施設のお話ではありません。
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補助を使う大規模修繕で、法人がつまずきやすい所は、交付の決定の前と、工事の終わりに集まっています。どちらも、先に知っていれば防げます。
| つまずき | 起きること | 先回りの方法 |
|---|---|---|
| 契約書の日付が、決定の前になっていた | その契約の分が補助の対象から外れる | 契約書の日付を、決定の通知の日と照らしてから押印する |
| 入札の準備が、決定のあとに始まった | 着工が年度末にずれ込む | 仕様書と図面を、内示の前に仕上げる |
| 追加の工事を、現場で決めた | 変更の承認がなく、補助が出ない | 写真と見積をもらい、変える前に県に相談する |
| 完了の期限を過ぎそうだと、あとで気づいた | 延長の申請が間に合わない | 工程表の終わりの日を、毎月の打合せで確かめる |
| 支払いの証拠がそろわない | 実績報告が差し戻される | 振込の記録と請求書を、工事ごとに1つのファイルにする |
| 補助金が入るまでの資金が足りない | 工事代金の支払いが遅れる | つなぎの資金を、資金の計画に入れておく |
担当が替わったときに、つまずきが起きやすくなります。補助の工事は前の年の調査から1年半かかるので、その間に事務長や施設長が替わることもあります。調査に出した書類、県とのやり取りの記録、交付の決定の通知を1つのファイルにまとめ、誰が見ても続きから進められるようにしておきます。
補助を使う工事に備えて、ふだんからしておくこと
大規模修繕を、調査から記録まで時系列で進める段取りは大規模修繕は着工の2年前に動き出し、石綿の調査は設計の段階で済ませますにあります。
補助の協議に使う概算見積や、入札の前に費用の見当をつけるための見積をそろえたいときは、窓口にフォームかLINEでご相談ください。1回のご依頼で最大3社に、同じ条件で見積を頼めます。相談と見積は無料で、お断りもできます。ただし、補助の工事の業者は入札などの決まりで選ぶので、窓口で見積を頼んだ会社にそのまま発注できるとは限りません。
着工した工事は、補助の対象から外れるのが原則です。交付の決定は、工事の中身と補助の額と条件を決める県の約束で、その前の支出は約束の外になるからです。決定の前の契約も、着手とみなす県があります。
あります。長野県の基金の要綱のように、知事がやむを得ない事由を認めたときに、届を出して着手できる例があります。届の制度があるかどうかは、補助の要綱で確かめます。
受けられるとは限りません。長野県の届には、交付が決まらなくても異議を申し立てないと誓う文があります。補助が出なくても工事をすると決めたうえで使う手続きです。
交付の決定の通知が届くまで待つのが安全です。内示は補助の見込みの知らせで、交付の決定とは別のものです。着手の基準が内示か決定かは、補助の要綱で確かめます。
前の年の調査から完了の報告まで、1年半ほどかかります。内示が秋になる県では、2年近くかかることもあります。入札から契約までは1〜2か月、工事は中身により3〜8か月が目安です。
公告から契約まで1〜2か月が目安です。入札の1か月前に公告するよう求める県の要領があり、業者が見積をする期間も要ります。仕様書と図面を先に仕上げておくと、短くできます。
始めないほうが安全です。足場は工事の一部で、着手とみなされることがあります。足場も含めて、交付の決定のあとに回します。
注文書や手付金は、契約と同じに扱われることがあるので、応じません。「交付の決定まで発注しない」と書面で伝えます。値上がりが心配なら、見積の有効期限と単価の見直し方を相談します。
遅れると分かった時点で、県に完了の期限の延長を相談します。長野県の要綱のように、延長の申請の様式を設けている補助があります。期限を過ぎてから伝えると、手続きが間に合わないことがあります。
補助の要綱の期限までに出します。長野県の基金の要綱では、完了から1か月を過ぎた日と、その年度の3月31日の、早いほうが期限です。期限は補助ごとに違うので、交付の決定の通知で確かめます。
実績報告を出し、県が額を確定したあとに請求して受け取ります。工事代金を払ってから数か月あとになることがあるので、つなぎの資金を考えておきます。概算払いが使えるかも県に聞きます。
補助の額と対象の経費、業者の選び方、変更のときの承認、完了の期限、報告と書類の保存の5つです。とくに業者の選び方と変更の承認は、工事の会社にも伝えます。
補助金の使い方と締切は補助金、頼み先の一覧は設備別の頼み先、ご相談の流れはご相談の流れにまとめています。
監修者
介護施設の営繕・設備管理に30年以上携わり、1,000施設を超える介護・高齢者施設の現場に関わってきました。補助を使う介護施設の大規模修繕で、交付の決定を待つ理由と、申請から完了の報告までの段取りを監修しています。
制度や基準、費用の目安は変わることがあります。手続きや工事の前に、最新の資料と、現地を確かめた見積でご確認ください。
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