がんと家族の相談室
緊急・設備の故障
給湯器はガス会社、空調は空調の業者、ナースコールは代理店、水まわりは設備業者。介護施設の設備は、壊れるたびに頼む先が違い、事務長が電話を何本もかけることになります。設備の故障をまとめて頼む形は、大きく3つに分かれます。それぞれの中身と、施設に合う形の選び方をまとめました。
構成：介護施設 修繕の窓口監修：鈴木貴行（介護施設営繕・修繕専門家）更新：読む時間：約13分
この記事が答える質問介護施設の設備の故障を、まとめて対応してくれる会社はありますか
介護施設の設備の故障をまとめて頼む形は、ビルの総合管理の会社に任せる、窓口型のサービスを使う、自前で連絡先を1枚に束ねる、の3つです。選ぶ前に、まとめたいのが「受付」「切り分け」「手配」「支払い」「記録」のどれかを決めると、合う形が決まります。
この記事の結論
介護施設の設備の故障を、まとめて対応してもらう形は、大きく3つに分かれます。1つめは、ビルの総合管理の会社に、設備の管理と故障の対応をまとめて任せる形。2つめは、故障の受付と業者の手配をまとめて引き受ける、窓口型のサービスを使う形。3つめは、外に頼まず、施設の中で設備ごとの連絡先を1枚に束ねる形です。
どの形がよいかは、施設の規模や、設備の種類、営繕の担当者がいるかどうかで変わります。3つの形は、まとめられる範囲と、施設に残る仕事の量、かかる費用の形が違います。違いを知ったうえで選ぶと、まとめたあとに「思っていたのと違った」ということが減ります。3つを組み合わせる施設もあります。
「まとめて頼みたい」と考えるとき、まとめたいことは施設によって違います。故障のたびに何社にも電話するのが大変なのか、どこに頼めばよいか分からないのが困るのか、請求書が何枚も来るのが面倒なのか、記録が散らばって後から追えないのか。まとめたいことを先に1つに絞って決めると、合う形が自然と見えてきます。
| まとめたいこと | 中身 | 困っている様子 |
|---|---|---|
| 受付 | 故障の連絡を1か所にする | 設備ごとに電話番号が違い、職員が迷う |
| 切り分け | どの業者に頼めばよいかを判断する | 原因が分からず、違う業者を呼んでしまう |
| 手配 | 業者を探し、日程を決める | 業者探しに時間がかかり、来るまでが遅い |
| 支払い | 請求をまとめる | 請求書が何枚も届き、経理の手間が多い |
| 記録 | 故障と修理の履歴を残す | 記録が散らばり、更新の判断に使えない |
5つのうち、どれを一番まとめたいかで、選ぶ形が変わります。受付と切り分け、手配をまとめたいなら窓口型、設備の点検から故障の対応まで丸ごと任せたいなら総合管理、まずは費用をかけずに受付の迷いだけをなくしたいなら自前の一覧、というのが大まかな目安です。
相談・見積は無料｜お断り可・理由は不要
設備が止まったら、
写真1枚から相談できます。
ビルの総合管理の会社は、設備の点検、清掃、警備などをまとめて引き受ける会社です。介護施設でも、設備の保守点検をすでに委託している施設は多く、その延長で故障の対応も任せる形があります。
| 項目 | 中身 |
|---|---|
| 受付 | 管理会社の窓口に一本化できる |
| 切り分け | 設備に詳しい担当者が判断することが多い |
| 手配 | 管理会社の協力業者に手配する |
| 費用 | 月々の委託費と、修理ごとの費用 |
| 向く施設 | 規模が大きく、設備が多い施設。常駐の設備員を置く施設 |
総合管理の会社に任せると、点検と故障の対応がつながり、点検で見つけた小さな不具合を、そのまま修理に回せます。一方で、月々の委託費がかかり、規模の小さい施設では費用が見合わないこともあります。委託の範囲に修理が含まれるかどうかは契約によって違うため、ビルメンテナンスの委託費と、修理の費用は分けて見ますにまとめた点検と修理の境目を、契約の前に確かめておきます。
窓口型のサービスは、故障の受付と業者の手配をまとめて引き受ける形です。施設は窓口に故障の様子を伝えるだけで、窓口が内容を聞き取り、どの業者に頼むかを切り分け、業者を手配します。施工は、それぞれの分野の業者が行います。
| 項目 | 中身 |
|---|---|
| 受付 | 窓口に一本化できる。フォームや写真で送れることも |
| 切り分け | 窓口が症状から頼む先を判断する |
| 手配 | 窓口が分野ごとの業者を手配する |
| 費用 | 修理ごとの費用。月々の費用がない形もある |
| 向く施設 | 営繕の担当者がいない、または少ない施設。設備の分野が多い施設 |
窓口型を使うときは、窓口がどこまで切り分けてくれるかを確かめておきます。症状を聞いて業者を手配するだけなのか、写真や型番から原因の見当をつけ、合う業者を選んでくれるのかで、直るまでの時間が変わります。修理か交換かの判断の材料を出してくれるかどうかも、聞いておくとよい点です。
窓口型は、月々の費用をかけずに受付と手配をまとめられる形が多く、中小規模の施設でも始めやすいのが特徴です。一方で、施工は分野ごとの業者が行うため、職人と直接やり取りする機会は減ります。施工を1社にまとめるのと、窓口を1つにまとめるのとの違いは、「一社にまとめる」には、二つの意味がありますにまとめています。まとめることで手放すものは、ワンストップで楽になる分、3つを手放します。一部は残せますにまとめています。
外に頼まず、施設の中で設備ごとの連絡先を1枚にまとめる形です。設備ごとに、頼む先の会社名、電話番号、受付時間、保守契約の有無、機器の型番を書き、職員が見られる場所に置きます。
| 項目 | 中身 |
|---|---|
| 受付 | 1枚の紙で、職員が迷わず電話できる |
| 切り分け | 施設の職員が判断する |
| 手配 | 施設の職員が業者に電話する |
| 費用 | 紙を作る手間だけ。修理ごとの費用は直接 |
| 向く施設 | 営繕の担当者がいて、業者との付き合いがすでにある施設 |
自前の一覧を作るときは、設備ごとに1社目と2社目を書き、保守契約がある設備は契約の番号と契約の期限も書いておきます。年に一度、電話番号や担当者が変わっていないかを確かめ、日付を書き入れておくと、古い一覧のまま使ってしまうことを防げます。
自前の一覧は、費用をかけずに始められ、業者との直接の関係も保てます。一方で、どの業者に頼めばよいかの判断と、業者への電話は、これまでどおり施設に残ります。担当者が替わったときや、一覧にない故障が起きたときに迷いやすいのも弱いところです。休日に来てくれる業者を一覧に加える方法は、土日祝に修理を頼める業者は、平日のうちに決めておきますにまとめています。
3つの形を、まとめたい5つのことと費用で並べると、次のようになります。どれが優れているということではなく、施設がまとめたいことと、残してよい仕事で選びます。
| 項目 | ① 総合管理 | ② 窓口型 | ③ 自前の一覧 |
|---|---|---|---|
| 受付 | まとまる | まとまる | 紙でまとまる |
| 切り分け | 管理会社が判断 | 窓口が判断 | 施設が判断 |
| 手配 | 管理会社が手配 | 窓口が手配 | 施設が手配 |
| 支払い | まとまることが多い | 形による | 業者ごと |
| 記録 | 報告書で残る | 窓口に残る | 施設が残す |
| 月々の費用 | かかる | かからない形もある | かからない |
費用だけで比べると、月々の費用がかからない自前の一覧がいちばん安く見えます。けれど、事務長や施設長が業者探しと電話にかけている時間も、施設にとっては費用です。故障1件あたりに何本電話をかけ、何時間使っているかを一度数えてみると、どの形が見合うかを判断しやすくなります。
どの形を選んでも、設備の不具合に「気づく」こと、窓口や業者に「伝える」ことは、施設に残ります。入居者の方のそばにいる職員の気づきが、設備の故障の対応のすべての始まりだからです。
設備の故障が直るまでの時間は、業者が来る速さより、最初にどの業者に頼むかで大きく変わります。たとえば、お湯が出ないとき、原因が給湯器なのか、配管なのか、電気なのかで、頼む先が変わります。最初に違う業者を呼ぶと、その業者が来て原因を調べ、別の業者を呼び直すことになり、1日、2日と時間が延びます。その間、出張費も二重にかかります。
切り分けには、症状、エラー表示、止まった範囲、機器の銘板の写真が役に立ちます。どの形でまとめる場合も、職員がこれらを伝えられるようにしておくと、切り分けが速くなります。部品の在庫で直る日が決まることもあり、その考え方はその日のうちに直るかは、業者の速さより部品で決まりますにまとめています。
モデルケース：定員60名の介護付有料老人ホーム
設備の故障の受付と手配を窓口型にまとめてから、事務長が故障1件あたりにかける電話は、平均3本ほどから1本に減りました。原因が分からず違う業者を呼び直すことも、1年で数回あったものがほとんどなくなりました。
この施設では、事務長が設備ごとの連絡先を1枚の紙にまとめていました。けれど、紙にない故障や、原因が分からない故障が起きるたびに、事務長が業者を探し、何社にも電話をしていました。営繕の担当者はおらず、事務長が1人で抱えていました。
施設は、まず水まわりと建具の故障だけを窓口に送って3か月試し、うまく回ったため、空調と電気にも広げました。給湯器とナースコールは、保守契約のある会社との関係を残し、これまでどおり直接頼むことにしました。
このモデルケースは、介護施設でよく起きる流れをもとに組み立てた例です。実在の施設のお話ではありません。
まとめて頼む形を選んでも、施設に残る仕事があります。残る仕事を決めておかないと、まとめたのに職員の負担が減らない、ということになります。
「伝える」を軽くするには、伝える中身を決めておくのが近道です。どの設備か、どこの部屋か、いつからどんな様子か、エラー表示は何か、の4つと、写真を1枚。これを決めておけば、夜勤の職員でも新しく入った職員でも、同じように伝えられます。
このうち「決める」は、どの形でも施設に残ります。修理か交換か、いくらまで出すかは、施設の運営に関わる判断だからです。外に任せられるのは、判断のための材料をそろえるところまでです。
故障の受付と記録が一か所に集まると、どの設備がどのくらいの頻度で壊れているかが見えてきます。たとえば、同じ給湯器が1年に3回止まっている、同じフロアの空調ばかり不具合が出ている、といったことです。
これが分かると、壊れてから直すだけでなく、壊れる前に更新を計画することができます。修理の費用が積み重なっている設備は、更新を前倒しした方が全体の費用が下がることもあります。記録を年に一度見返し、翌年度の予算と更新の計画に使うと、まとめた効果が大きくなります。記録は、設備・日付・症状・頼んだ先・費用・直るまでの日数の6つがそろっていれば十分です。
| 見えること | 使い道 |
|---|---|
| 同じ設備の故障の回数 | 更新の時期を前倒しするか決める |
| 分野ごとの修理の件数 | 保守契約を見直す |
| 修理にかかった費用の合計 | 翌年度の修繕の予算を立てる |
| 直るまでにかかった日数 | 頼む先や保守の形を見直す |
相談・見積は無料｜同じ条件で最大3社
このお問い合わせ1本で、
最大3社の見積がそろいます。
3つのうちどの形にするかを決めたら、契約や依頼の前に、次のことを確かめておきます。まとめたあとに「これは対象外です」と言われないためです。
| 確かめること | 中身 |
|---|---|
| 対象の設備 | どの設備の故障を受けてもらえるか。対象外の設備はどれか |
| 受付の時間 | 夜間・休日の受付はあるか（夜間の設備トラブル、電話は誰の携帯に鳴っていますか） |
| 費用の形 | 月々の費用、修理ごとの費用、手数料のかかり方 |
| 記録の渡し方 | 修理の記録を施設にどう渡してもらえるか |
| 今の業者との関係 | 保守契約のある会社との関係を、どう残すか |
とくに、すでに保守契約のある設備は、その契約を続けるかどうかを先に決めます。給湯器、空調、エレベーター、ナースコールなど、メーカーや代理店と保守契約を結んでいる設備は、まとめる形に移しても、保守の会社に直接頼む方が早いことがあります。
今日からできること
夜間の受付の組み方は夜間の設備トラブル、電話は誰の携帯に鳴っていますか、休日の業者の決め方は土日祝に修理を頼める業者は、平日のうちに決めておきますにまとめています。
どの形が施設に合うか分からない、今の頼み先と合わせてどうまとめればよいか分からない、というときは、窓口にフォームかLINEでご相談ください。施設の設備と今の契約をうかがい、まとめ方の候補をお返しします。窓口型が合わない施設には、そのようにお伝えします。
大きく3つの形があります。ビルの総合管理の会社に任せる、窓口型のサービスを使う、自前で連絡先を1枚に束ねる、の3つです。施設がまとめたいことと規模で、合う形が変わります。
総合管理は設備の点検から故障の対応までを1社に任せる形で、月々の委託費がかかります。窓口型は故障の受付と業者の手配をまとめる形で、修理ごとの費用で使える形もあります。
形によります。総合管理は月々の委託費がかかり、窓口型は手数料のかかり方がサービスで違います。違う業者を呼び直す無駄が減る分、全体では費用が下がることもあります。契約の前に費用の形を確かめます。
窓口型や自前の一覧は、規模の小さい施設でも始めやすい形です。総合管理は、規模が小さいと月々の費用が見合わないこともあります。
まとめる形に移すこともできますが、メーカーや代理店と保守契約を結んでいる設備は、保守の会社に直接頼む方が早いことがあります。契約を続けるかを先に決めます。
なくなりません。不具合に気づく、症状を伝える、業者に立ち会う、修理か交換かを決める、といった仕事は施設に残ります。外に任せられるのは、受付や手配、判断の材料をそろえるところまでです。
最初にどの業者に頼むかの切り分けが大切です。症状、エラー表示、止まった範囲、銘板の写真を伝えられるようにしておくと、合う業者が最初から来やすくなります。
違います。施工を1社にまとめると下請けの段数や責任の所在が変わり、窓口を1つにすると施工は分野ごとの業者が行います。
窓口型や総合管理では、職人と直接やり取りする機会が減ります。付き合いのある業者との関係を残したい分野は、直接頼む形を続けることもできます。
形と契約によって違います。夜間・休日の受付があるか、来られるまでの時間はどのくらいかを、契約の前に確かめます。
1つの分野か、3か月などの期間を決めて試すのがおすすめです。うまく回れば範囲を広げ、合わなければ元に戻せるようにしておきます。
同じ設備の故障の回数や修理費の合計が分かると、更新の時期の前倒しや、翌年度の修繕の予算、保守契約の見直しに使えます。年に一度見返すと効果が大きくなります。
設備が止まったときの全体の手順は設備が止まった方へ、頼み先の一覧は設備別の頼み先、ご相談の流れはご相談の流れにまとめています。
監修者
介護施設の営繕・設備管理に30年以上携わり、1,000施設を超える介護・高齢者施設の現場に関わってきました。設備の故障の頼み方と、まとめ方の考え方を監修しています。
制度や基準、費用の目安は変わることがあります。手続きや工事の前に、最新の資料と、現地を確かめた見積でご確認ください。
関連
お問い合わせフォーム
施設名、お困りの箇所、いつからどんな状況かをご記入ください。担当より折り返しご連絡します。ご相談とお見積りは無料です。お急ぎの場合は、その旨をお書き添えいただければ優先してご連絡します。このお問い合わせ1本で、最大3社の見積を取得できます。
お電話での受付は行っていません。このフォームかLINEで、24時間受け付けています。
必須は、施設名・ご担当者名・メールアドレス・お困りの内容の4項目です。分からないことは、そのままお書きください。何を確認すればよいかからご案内します。
「怖い」「眠れない」「先生の説明が分からなかった」。ひとことで構いません。評価も助言もせず、お返事します。
夜に書いたLINEは、翌朝いちばんに読みます。匿名で、スタンプひとつでも。
話してみる1分・折り返し電話
がんと家族の相談室
相談料0円・担当者から折り返しお電話します
体調の急な変化は、主治医・病棟・訪問看護へ。命に関わるときは119番へ。 ポリシー
